เงินกู้ยืมกรรมการ คืออะไร ทำไมสำนักงานบัญชีถึงเตือนบ่อย

เงินกู้ยืมกรรมการ คือกรณีที่บริษัทให้กรรมการหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องยืมเงิน และยังมียอดค้างชำระอยู่ โดยรายการดังกล่าวควรมีหลักฐานและการบันทึกบัญชีที่สะท้อนลักษณะธุรกรรมที่แท้จริงค่ะ ในทางปฏิบัติรายการนี้มักพบเมื่อเจ้าของธุรกิจซึ่งเป็นทั้งกรรมการและผู้ถือหุ้นโอนเงินจากบัญชีบริษัทไปใช้ส่วนตัว โดยไม่ได้จัดให้เป็นเงินเดือน เงินปันผล หรือรายการอื่นที่ถูกต้องตั้งแต่ต้น ในทางบัญชีและภาษี เงินกู้ยืมกรรมการมีประเด็นที่ต้องพิจารณาเป็นรายกรณี เช่น เรื่องดอกเบี้ยตามราคาตลาด และผลกระทบต่อการแสดงรายการในงบการเงินของบริษัท สำนักงานบัญชีจึงมักเตือนเรื่องนี้บ่อย เพราะเป็นรายการที่หากไม่มีหลักฐานหรือคำอธิบายที่ชัดเจน อาจสร้างความเสี่ยงทางภาษีให้กับทั้งบริษัทและตัวกรรมการเองค่ะ

ทำไมเงินกู้ยืมกรรมการถึงเกิดขึ้นบ่อยในธุรกิจ SME

ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางจำนวนมากมีเจ้าของเป็นทั้งกรรมการและผู้ถือหุ้นในคนเดียวกัน ทำให้เส้นแบ่งระหว่างเงินของบริษัทกับเงินส่วนตัวไม่ชัดเจนเท่าที่ควรค่ะ เมื่อบริษัทมีเงินสดในบัญชี เจ้าของธุรกิจบางคนอาจโอนเงินมาใช้ส่วนตัวก่อน โดยตั้งใจว่าจะคืนภายหลัง หรือบางครั้งก็ไม่ได้ตั้งใจให้เป็นการกู้ยืมตั้งแต่แรก แต่เมื่อสำนักงานบัญชีตรวจสอบรายการเคลื่อนไหวทางบัญชี ก็พบว่ามีเงินโอนออกจากบริษัทที่ไม่สามารถอธิบายที่มาที่ไปได้ชัดเจนว่าเป็นเงินเดือน เงินทดรองจ่าย หรือรายการอื่นใด

ในหลายกรณี เจ้าของธุรกิจไม่รู้ว่าการกระทำเช่นนี้อาจเข้าข่ายเป็นเงินกู้ยืมกรรมการตามหลักบัญชี และไม่ทราบว่ามีผลกระทบทางภาษีตามมา ทำให้สำนักงานบัญชีต้องคอยตรวจสอบข้อเท็จจริงและอธิบายให้เข้าใจสถานะที่แท้จริงของรายการนั้นอยู่เสมอ

ทำไมสำนักงานบัญชีถึงต้องเตือนเรื่องนี้บ่อย

เป็นรายการที่มักเกิดขึ้นโดยไม่ตั้งใจ เจ้าของธุรกิจหลายคนไม่ได้วางแผนให้เป็นเงินกู้ยืมกรรมการตั้งแต่ต้น แต่เกิดจากการเบิกถอนเงินไปใช้โดยไม่ผ่านกระบวนการที่ถูกต้อง สำนักงานบัญชีจึงต้องตรวจพบและอธิบายให้เข้าใจสถานะที่แท้จริงของรายการนั้น

มีประเด็นเรื่องดอกเบี้ยที่ต้องพิจารณาเป็นรายกรณี ตามหลักเกณฑ์ทางภาษี หากบริษัทให้กรรมการกู้ยืมเงินโดยไม่มีดอกเบี้ย หรือมีดอกเบี้ยต่ำกว่าราคาตลาดโดยไม่มีเหตุอันสมควร เจ้าพนักงานประเมินอาจมีอำนาจประเมินดอกเบี้ยตามราคาตลาดได้ค่ะ ไม่ได้หมายความว่าเงินกู้ยืมกรรมการทุกกรณีต้องคิดดอกเบี้ยเสมอไป แต่ต้องพิจารณาข้อเท็จจริงและเหตุผลของแต่ละธุรกรรมประกอบกัน

ส่งผลต่อการแสดงรายการในงบการเงิน เงินกู้ยืมกรรมการที่ยังค้างชำระต้องมีการบันทึกและแสดงในงบการเงินตามลักษณะของรายการและหลักเกณฑ์ทางบัญชีที่เกี่ยวข้อง ซึ่งรวมถึงหลักการเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลหรือกิจการที่เกี่ยวข้องกันด้วย รายการนี้อาจส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของงบการเงินเมื่อธุรกิจต้องใช้ประกอบการขอสินเชื่อหรือแสดงต่อคู่ค้า

อาจเป็นประเด็นเมื่อถูกตรวจสอบภาษี หากมีเงินกู้ยืมกรรมการค้างอยู่โดยไม่สามารถแสดงหลักฐานหรืออธิบายลักษณะของรายการได้อย่างชัดเจน อาจเป็นประเด็นที่ถูกตั้งคำถามได้เมื่อมีการตรวจสอบทางภาษี เพราะการพิจารณาต้องดูข้อเท็จจริง หลักฐาน และวัตถุประสงค์ของเงินประกอบกัน ไม่ใช่ดูจากการมีหรือไม่มีสัญญาเพียงอย่างเดียว

สิ่งที่ควรมีเมื่อเกิดรายการเงินกู้ยืมกรรมการ

เอกสารสัญญากู้ยืมที่ชัดเจน ควรมีการทำสัญญากู้ยืมระหว่างกรรมการกับบริษัทให้ถูกต้อง ระบุจำนวนเงิน เงื่อนไขการคืนเงิน และอัตราดอกเบี้ยหากมีการคิดดอกเบี้ย เพื่อให้มีหลักฐานแสดงเจตนาและเงื่อนไขของธุรกรรมอย่างชัดเจน

การบันทึกบัญชีที่ถูกต้อง รายการเงินกู้ยืมกรรมการต้องถูกบันทึกในบัญชีให้ตรงกับสถานะที่แท้จริง ไม่ควรปะปนกับรายการอื่น เพื่อให้งบการเงินสะท้อนความเป็นจริงของธุรกิจ

การพิจารณาเรื่องดอกเบี้ยตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีว่าเงินกู้ยืมกรรมการในกรณีของธุรกิจตนเองจำเป็นต้องคิดดอกเบี้ยหรือไม่ และหากต้องคิด ควรใช้อัตราใดจึงจะสอดคล้องกับหลักเกณฑ์ราคาตลาดที่กฎหมายกำหนด

แผนการชำระคืนที่ชัดเจน เงินกู้ยืมกรรมการไม่ควรปล่อยให้ค้างอยู่เป็นระยะเวลานานโดยไม่มีกำหนดชำระคืน ควรมีแผนที่ชัดเจนว่าจะทยอยคืนเงินอย่างไรและภายในระยะเวลาเท่าใด

เงินกู้ยืมกรรมการต่างจากเงินปันผลหรือเงินเดือนอย่างไร

เจ้าของธุรกิจบางคนใช้การกู้ยืมเป็นวิธีนำเงินออกจากบริษัทแทนช่องทางอื่น เช่น เงินเดือนหรือเงินปันผล เพราะดูเหมือนสะดวกและรวดเร็วกว่า แต่ในความเป็นจริง เงินกู้ยืมกรรมการไม่ใช่วิธีที่เหมาะสมสำหรับการนำเงินออกจากบริษัทอย่างถาวรค่ะ เพราะเงินกู้ยืมมีลักษณะเป็นหนี้ที่ผู้กู้มีหน้าที่ชำระคืนตามเงื่อนไขของการกู้ยืม ขณะที่เงินเดือนหรือค่าตอบแทนเป็นรายได้จากการทำงาน และเงินปันผลเป็นการจ่ายผลตอบแทนให้ผู้ถือหุ้นตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

หากเจ้าของธุรกิจต้องการวางแผนการนำเงินออกจากบริษัทให้เหมาะสมและลดความเสี่ยงทางภาษี ควรพิจารณาช่องทางที่เหมาะสม เช่น เงินเดือนกรรมการหรือเงินปันผล ซึ่งมีหลักเกณฑ์ทางภาษีที่ชัดเจนกว่า และควรปรึกษาสำนักงานบัญชีเพื่อวางแผนภาพรวมว่าวิธีใดเหมาะสมกับสถานการณ์ของธุรกิจมากที่สุด

วิธีป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาเงินกู้ยืมกรรมการสะสม

แยกบัญชีธนาคารของบริษัทออกจากบัญชีส่วนตัวของกรรมการอย่างเคร่งครัด เพื่อลดโอกาสที่จะเกิดการโอนเงินไปมาโดยไม่ได้ตั้งใจ

ตรวจสอบรายการเคลื่อนไหวทางบัญชีกับสำนักงานบัญชีอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้พบรายการที่อาจเข้าข่ายเงินกู้ยืมกรรมการได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

หากจำเป็นต้องเบิกเงินจากบริษัทมาใช้ส่วนตัว ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีก่อนว่าควรดำเนินการในรูปแบบใดจึงจะถูกต้องและเหมาะสมกับสถานการณ์ของธุรกิจ

วางแผนการนำเงินออกจากบริษัทล่วงหน้าร่วมกับสำนักงานบัญชี แทนที่จะตัดสินใจเบิกเงินตามความจำเป็นเฉพาะหน้าโดยไม่มีการวางแผน

Forward ช่วยตรวจสอบและให้คำแนะนำเรื่องรายการเงินกู้ยืมกรรมการ พร้อมวางแผนวิธีนำเงินออกจากบริษัทที่เหมาะสมตามหลักเกณฑ์ทางบัญชีและภาษี เพื่อลดความเสี่ยงให้กับทั้งธุรกิจและตัวเจ้าของกิจการค่ะ

เงินกู้ยืมกรรมการเป็นรายการที่พบได้บ่อยในธุรกิจ SME โดยเฉพาะเมื่อเจ้าของธุรกิจเป็นทั้งกรรมการและผู้ถือหุ้นในคนเดียวกัน แม้จะดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่หากไม่มีเอกสารรองรับหรือแผนการชำระคืนที่ชัดเจน อาจสร้างความเสี่ยงทางภาษีทั้งต่อบริษัทและตัวกรรมการเอง การทำสัญญากู้ยืมให้ถูกต้อง พิจารณาเรื่องดอกเบี้ยตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องเป็นรายกรณี และปรึกษาสำนักงานบัญชีตั้งแต่เนิ่นๆ จึงเป็นวิธีที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจจัดการเรื่องนี้ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสมค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

Q: เงินกู้ยืมกรรมการต้องคิดดอกเบี้ยเสมอไปหรือไม่
A: ขึ้นอยู่กับลักษณะและเงื่อนไขของแต่ละกรณีค่ะ ตามหลักเกณฑ์ทางภาษี หากให้กู้ยืมโดยไม่มีดอกเบี้ยหรือดอกเบี้ยต่ำกว่าราคาตลาดโดยไม่มีเหตุอันสมควร อาจถูกประเมินดอกเบี้ยตามราคาตลาดได้ จึงควรปรึกษาสำนักงานบัญชีเพื่อตรวจสอบว่าธุรกรรมของธุรกิจตนเองเข้าเงื่อนไขใดและควรดำเนินการอย่างไร

Q: ถ้ามีเงินกู้ยืมกรรมการค้างอยู่แล้ว ควรทำอย่างไร
A: แนะนำให้ปรึกษาสำนักงานบัญชีเพื่อตรวจสอบสถานะของรายการ จัดทำเอกสารสัญญาให้ถูกต้องหากยังไม่มี และวางแผนการชำระคืนที่ชัดเจน การจัดการตั้งแต่เนิ่นๆ ช่วยลดความเสี่ยงได้มากกว่าปล่อยให้ค้างสะสมต่อไปโดยไม่มีหลักฐานรองรับ

Q: เงินกู้ยืมกรรมการมีผลต่อการขอสินเชื่อของบริษัทหรือไม่
A: อาจมีผลค่ะ เงินกู้ยืมกรรมการที่ปรากฏในงบการเงินอาจเป็นหนึ่งในข้อมูลที่สถาบันการเงินนำไปพิจารณาประกอบการอนุมัติสินเชื่อ ธุรกิจที่มีรายการนี้ค้างอยู่จำนวนมากอาจถูกตั้งคำถามเกี่ยวกับสภาพคล่องและวินัยทางการเงินของกิจการ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะถูกปฏิเสธสินเชื่อเสมอไป

Q: กรรมการหลายคนในบริษัทเดียวกัน แต่ละคนต้องดูแลเรื่องนี้แยกกันหรือไม่
A: โดยทั่วไปเงินกู้ยืมกรรมการจะพิจารณาแยกเป็นรายบุคคลตามรายการที่เกิดขึ้นจริงค่ะ หากกรรมการหลายคนมีรายการเบิกถอนเงินจากบริษัท แต่ละรายการควรมีการบันทึกและติดตามแยกกันให้ชัดเจน เพื่อให้ตรวจสอบสถานะของแต่ละคนได้ถูกต้อง