งบทดลอง คืออะไร สำคัญต่อการทำบัญชีอย่างไร

งบทดลอง อาจฟังดูซับซ้อนสำหรับผู้ที่เริ่มต้นธุรกิจใหม่ แต่จริงๆ แล้วมันเป็นเพียงการนำตัวเลขที่บันทึกจากการทำธุรกรรมต่างๆ ในรอบการตัดบัญชีของบริษัทมารวมกันเพื่อเช็คความถูกต้องของการบันทึกบัญชีทั้งหมดในกิจการนั้นๆค่ะ สำหรับการทำบัญชีจะไม่สมบูรณ์หากขาดงบทดลอง ซึ่งเป็นการสรุปยอดคงเหลือของบัญชีทุกบัญชีในช่วงเวลาหนึ่ง เพื่อเช็คความถูกต้องในการบันทึกบัญชีและดูภาพรวมการเงินของกิจการ ไม่ว่าธุรกิจแบบใด ก็ต้องทำบัญชีและงบทดลองเพื่อควบคุมรายรับรายจ่ายให้เป็นระเบียบ และหากทำเองก็ต้องศึกษาและเข้าใจการทำงบทดลองให้ละเอียดก่อนนะคะ โดยส่วนใหญ่จะใช้บริการสำนักงานบัญชีเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดค่ะ

งบทดลองคืออะไร

งบทดลอง (Trial Balance) คือรายงานที่แสดงยอดคงเหลือของบัญชีต่างๆ เพื่อเช็คความถูกต้องของการบันทึกบัญชีในรอบการตัดบัญชี ซึ่งอาจเป็นระยะเวลา 1 เดือน 3 เดือน 6 เดือน หรือ 1 ปี ขึ้นอยู่กับการกำหนดของกิจการ

การจัดทำงบทดลองจะเริ่มจากการบันทึกข้อมูลในสมุดรายวันต่างๆ เช่น สมุดรายวันซื้อ ขาย จ่าย รับ และทั่วไป หลังจากนั้นต้องจัดหมวดหมู่ในบัญชีแยกประเภท และทำการสรุปยอดคงเหลือแต่ละบัญชี จากนั้นนำยอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภทมาจัดทำงบทดลอง

หมวดหมู่บัญชีที่ต้องใช้ในการทำงบทดลอง

อย่างที่กล่าวไว้ว่า การทำงบทดลองต้องใช้ตัวเลขจากบัญชีแยกประเภทในแต่ละรายการ มาคำนวณหายอดคงเหลือก่อนนำมาจัดทำงบทดลอง ซึ่งบัญชีแยกประเภทที่ต้องใช้มีดังนี้

1. บัญชีสินทรัพย์ (Assets)

รายการที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินของกิจการ เช่น เงินสด ลูกหนี้การค้า ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์

หมวดสินทรัพย์ ซึ่งโดยปกติแล้วจะมียอดคงเหลือด้านเดบิต

2. บัญชีหนี้สิน (Liabilities)

ภาระผูกพันหรือหนี้ที่กิจการต้องชำระ เช่น เจ้าหนี้การค้า เงินกู้ยืม ภาษีค้างจ่าย

หมวดหนี้สิน ซึ่งโดยปกติแล้วจะมียอดคงเหลือด้านเครดิต

3. บัญชีทุน (Equity)

ส่วนของเจ้าของหรือผู้ถือหุ้น เช่น ทุนเรือนหุ้น กำไรสะสม

หมวดส่วนของเจ้าของ (ทุน) ซึ่งโดยปกติแล้วจะมียอดคงเหลือด้านเครดิต

4. บัญชีรายได้ (Revenue)

รายได้จากการดำเนินธุรกิจ เช่น รายได้จากการขาย รายได้ค่าบริการ ดอกเบี้ยรับ

หมวดรายได้ จะต้องมียอดคงเหลือด้านเครดิต

5. บัญชีค่าใช้จ่าย (Expenses)

ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน เช่น ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าแรงงาน

หมวดค่าใช้จ่าย ซึ่งโดยปกติแล้วจะมียอดคงเหลือด้านเดบิต

วิธีการจัดทำงบทดลอง

1. เขียนหัวงบทดลอง ซึ่งประกอบด้วย 1) ชื่อกิจการ 2) ชื่องบทดลอง และ 3) วัน-เดือน-ปี ที่จัดทำงบทดลอง

2. หายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไป

3. นำยอดคงเหลือของทุกบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภท มาบันทึกลงในงบทดลองใส่ในช่องเดบิตและเครดิต โดยให้เรียงลำดับตามหมวดบัญชี และเลขที่บัญชี เริ่มจาก 1) สินทรัพย์ 2) หนี้สิน 3) ทุน 4) รายได้ และ 5) ค่าใช้จ่าย พร้อมใส่จำนวนเงินตามยอดดุลบัญชีนั้นๆ

4. ใส่ยอดคงเหลือให้ถูกหมวดหมู่ประเภทบัญชี ถ้าหากยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเดบิต ให้นำไปใส่ช่องเดบิต แต่ถ้ายอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทเหลืออยู่ทางด้านเครดิต ให้นำไปใส่ช่องเครดิต

5. รวมจำนวนเงินในเดบิตและเครดิต ยอดรวมของด้านเดบิตต้องเท่ากับด้านเครดิตเสมอ จะถือว่าถูกต้องตามหลักการบัญชีคู่

ประโยชน์ของการทำงบทดลอง

ไม่ว่าการบันทึกข้อมูลในรูปแบบใดที่เกี่ยวข้องกับระบบธุรกิจ ย่อมมีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินงานของกิจการเสมอ โดยเฉพาะการจัดทำงบทดลอง ซึ่งอาศัยข้อมูลทางบัญชีจากทุกหมวดหมู่ ถือเป็นเครื่องมือที่จำเป็นอย่างยิ่ง และต้องดำเนินการด้วยความละเอียดรอบคอบ

1. เพื่อตรวจสอบว่าการบันทึกบัญชีของกิจการ ทั้งในส่วนของเดบิตและเครดิตเป็นไปตามหลักการบัญชีอย่างถูกต้องหรือไม่

2. หากพบข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี จะสามารถระบุและแก้ไขได้อย่างง่ายดาย

3. ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงในการแสดงผลการดำเนินงานของกิจการ เพื่อให้เห็นภาพรวมของฐานะทางการเงิน

4. ทำหน้าที่เป็นข้อมูลสำคัญสำหรับการปิดรอบบัญชีตามระยะเวลาที่กำหนด

สรุปคือ งบทดลองเป็นเครื่องมือสำคัญในการทำบัญชี ช่วยให้สามารถจัดทำงบการเงินได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว นอกจากนี้ยังช่วยแยกแยะบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ ค้นหายอดคงเหลือได้ง่าย ลดความผิดพลาดในการบันทึกบัญชี และช่วยให้สามารถวางแผนทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากท่านไหนสนใจที่จะสอบถามหรือต้องการคนปรึกษาเกี่ยวกับเรื่องการบัญชีทาง Forward ยินดีช่วยทุกๆ ท่านเลยค่ะ เรามีผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์มากกว่า 10 ปี อยู่ที่นี่หลายๆ ท่านเลยค่ะ