ค่าใช้จ่ายแบบไหนหักภาษีได้บ้าง เจ้าของธุรกิจมักเข้าใจผิด

ค่าใช้จ่ายที่จะนำไปหักภาษีได้ต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจโดยตรง มีหลักฐานพิสูจน์ได้ และไม่เข้าข่ายรายจ่ายต้องห้ามตามที่กฎหมายกำหนดค่ะ เจ้าของธุรกิจหลายคนเข้าใจผิดว่าค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่เกี่ยวโยงกับธุรกิจบางส่วน เช่น ค่าน้ำมันรถ ค่าโทรศัพท์ หรือค่าเลี้ยงลูกค้า สามารถนำมาหักได้เต็มจำนวนโดยอัตโนมัติ ซึ่งในความเป็นจริงมีเงื่อนไขและข้อจำกัดที่แตกต่างกันไปตามลักษณะของรายจ่ายแต่ละประเภทค่ะ

หลักการพื้นฐานที่ต้องเข้าใจก่อน

ก่อนจะไปดูตัวอย่างรายจ่ายที่มักเข้าใจผิด เจ้าของธุรกิจควรเข้าใจหลักการพื้นฐานสามข้อนี้ก่อนค่ะ

รายจ่ายนั้นต้องเกี่ยวข้องกับการหารายได้หรือการดำเนินกิจการของธุรกิจ ไม่ใช่รายจ่ายส่วนตัวของเจ้าของหรือผู้บริหารที่ไม่เกี่ยวกับธุรกิจ

รายจ่ายนั้นต้องมีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่าเกิดขึ้นจริงและใช้เพื่อธุรกิจ เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หรือเอกสารประกอบอื่นๆ ที่ระบุรายละเอียดชัดเจน

รายจ่ายนั้นต้องไม่เข้าข่ายรายการที่กฎหมายกำหนดให้เป็นรายจ่ายต้องห้าม ซึ่งเป็นรายการเฉพาะที่กฎหมายไม่อนุญาตให้นำมาหักไม่ว่าจะมีหลักฐานครบถ้วนแค่ไหนก็ตาม

เมื่อเข้าใจสามหลักการนี้แล้ว จะเห็นภาพชัดขึ้นว่าทำไมค่าใช้จ่ายบางอย่างที่ดูเหมือนเกี่ยวกับธุรกิจ ถึงยังหักภาษีไม่ได้เต็มจำนวนหรือหักไม่ได้เลยค่ะ

ค่าใช้จ่ายที่เจ้าของธุรกิจมักเข้าใจผิดบ่อยที่สุด

ค่าน้ำมันรถและค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับยานพาหนะ เจ้าของธุรกิจที่ใช้รถส่วนตัวทั้งเพื่อธุรกิจและเรื่องส่วนตัว มักเข้าใจว่านำใบเสร็จค่าน้ำมันทั้งหมดมาหักได้เลย แต่ในทางปฏิบัติต้องพิจารณาว่ารถคันนั้นใช้เพื่อกิจการในสัดส่วนเท่าไหร่ และควรมีหลักฐานหรือบันทึกการใช้งานที่สมเหตุสมผลรองรับ หากรถเป็นทรัพย์สินส่วนตัวที่ไม่ได้จดเป็นทรัพย์สินของบริษัท การนำค่าใช้จ่ายมาหักอาจมีข้อจำกัดมากกว่ารถที่เป็นทรัพย์สินของกิจการโดยตรงค่ะ

ค่าโทรศัพท์และค่าอินเทอร์เน็ต หลายคนคิดว่าถ้าใช้โทรศัพท์เครื่องเดียวทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว จะนำค่าใช้จ่ายทั้งหมดมาหักภาษีได้เต็มจำนวน แต่โดยหลักการแล้วควรหักเฉพาะสัดส่วนที่ใช้เพื่อธุรกิจจริง หรือควรแยกเบอร์และบัญชีค่าใช้จ่ายที่ใช้เพื่อธุรกิจออกจากเรื่องส่วนตัวให้ชัดเจน จะช่วยลดข้อโต้แย้งเวลาต้องพิสูจน์รายจ่ายได้มากค่ะ

ค่าเลี้ยงรับรองลูกค้า เป็นรายจ่ายที่มีเงื่อนไขเฉพาะตามกฎหมายค่ะ แม้จะเกี่ยวข้องกับธุรกิจจริง แต่กฎหมายมักกำหนดเพดานหรือสัดส่วนของรายจ่ายรับรองที่นำมาหักภาษีได้ ไม่ใช่ว่าจะนำมาหักได้เต็มจำนวนเสมอไป เจ้าของธุรกิจจึงควรตรวจสอบเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับรายการนี้โดยเฉพาะกับสำนักงานบัญชีที่ดูแล

ค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่แฝงมาในนามธุรกิจ เช่น ค่าอาหารส่วนตัวของเจ้าของที่ไม่เกี่ยวกับการรับรองลูกค้า หรือค่าใช้จ่ายในครอบครัวที่นำใบเสร็จมาลงในระบบบัญชีบริษัท รายจ่ายลักษณะนี้มีความเสี่ยงสูงที่จะถูกตั้งคำถามเมื่อถูกตรวจสอบ เพราะไม่เข้าเงื่อนไขว่าเกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจโดยตรงค่ะ

ค่าของขวัญและของกำนัล เจ้าของธุรกิจบางคนเข้าใจว่าซื้อของขวัญให้ลูกค้าหรือพนักงานแล้วหักภาษีได้ทั้งหมดในฐานะค่าใช้จ่ายทางการตลาด แต่ค่าใช้จ่ายลักษณะนี้มีรายละเอียดปลีกย่อยที่ต้องพิจารณา เช่น มูลค่าของของขวัญ ลักษณะของกิจกรรม และวัตถุประสงค์ ซึ่งควรตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญก่อนบันทึกบัญชีค่ะ

ทำไมความเข้าใจผิดเหล่านี้ถึงเกิดขึ้นบ่อย

เหตุผลหลักคือเจ้าของธุรกิจจำนวนมากเริ่มต้นทำธุรกิจโดยไม่มีพื้นฐานด้านบัญชีภาษีมาก่อนค่ะ การใช้จ่ายในชีวิตประจำวันกับการใช้จ่ายเพื่อธุรกิจจึงมักปะปนกัน โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็กที่เจ้าของทำหน้าที่หลายอย่างพร้อมกัน ทั้งเป็นเจ้าของ ผู้บริหาร และบางครั้งก็เป็นพนักงานขายไปในตัว

อีกสาเหตุหนึ่งคือข้อมูลที่ได้ยินมาจากคนรอบข้างหรือจากอินเทอร์เน็ต มักเป็นการสรุปแบบกว้างๆ ที่ไม่ได้ครอบคลุมเงื่อนไขเฉพาะของแต่ละกรณี ทำให้เจ้าของธุรกิจนำไปใช้ทั้งที่สถานการณ์ของตัวเองอาจไม่ตรงกับเงื่อนไขนั้นเป๊ะๆ ค่ะ

แนวทางที่ช่วยลดความเสี่ยงเรื่องรายจ่ายหักภาษี

แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวออกจากค่าใช้จ่ายธุรกิจให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น ทั้งบัญชีธนาคาร บัตรเครดิต และเอกสารที่เกี่ยวข้อง

เก็บหลักฐานประกอบทุกรายการค่าใช้จ่าย พร้อมระบุวัตถุประสงค์และความเกี่ยวข้องกับธุรกิจให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่ทำได้

สอบถามสำนักงานบัญชีก่อนบันทึกรายจ่ายที่ไม่แน่ใจ โดยเฉพาะรายการที่มีลักษณะคาบเกี่ยวระหว่างเรื่องส่วนตัวกับธุรกิจ

ทบทวนรายการค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้เป็นระยะ ไม่ปล่อยให้สะสมจนถึงปลายปีค่อยมาตรวจสอบทีเดียว เพราะถ้าพบความผิดพลาดตั้งแต่เนิ่นๆ จะแก้ไขได้ง่ายกว่ามาก

Forward ช่วยตรวจสอบและให้คำแนะนำเรื่องค่าใช้จ่ายที่นำมาหักภาษีได้ตามลักษณะเฉพาะของแต่ละธุรกิจ เพื่อให้เจ้าของธุรกิจมั่นใจว่าบันทึกรายจ่ายได้ถูกต้องและไม่เสี่ยงถูกตรวจสอบย้อนหลังค่ะ

ค่าใช้จ่ายที่จะนำไปหักภาษีได้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่ามีใบเสร็จหรือไม่เพียงอย่างเดียว แต่ต้องพิจารณาว่ารายจ่ายนั้นเกี่ยวข้องกับธุรกิจจริงหรือไม่ มีหลักฐานรองรับเพียงพอหรือไม่ และไม่เข้าข่ายรายจ่ายต้องห้ามตามกฎหมาย ความเข้าใจผิดเรื่องค่าน้ำมันรถ ค่าโทรศัพท์ ค่าเลี้ยงรับรอง หรือค่าใช้จ่ายส่วนตัวที่แฝงมาในธุรกิจ เป็นเรื่องที่พบได้บ่อยและควรได้รับการตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญก่อนบันทึกบัญชีค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

Q: ถ้าไม่แน่ใจว่ารายจ่ายไหนหักภาษีได้ ควรทำอย่างไร
A: แนะนำให้สอบถามสำนักงานบัญชีที่ดูแลก่อนบันทึกรายการค่ะ เพราะเงื่อนไขของรายจ่ายแต่ละประเภทมีรายละเอียดเฉพาะที่แตกต่างกัน การตรวจสอบก่อนจะช่วยลดความเสี่ยงได้มากกว่าการบันทึกไปก่อนแล้วค่อยแก้ไขภายหลัง

Q: ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบกำกับภาษี สามารถนำมาหักภาษีได้ไหม
A: ขึ้นอยู่กับลักษณะของรายจ่ายและหลักฐานที่มีค่ะ บางกรณีอาจใช้เอกสารประเภทอื่นทดแทนได้ตามที่กฎหมายกำหนด แต่โดยทั่วไปยิ่งมีหลักฐานที่ชัดเจนและครบถ้วนมากเท่าไหร่ ยิ่งช่วยให้พิสูจน์รายจ่ายได้ง่ายขึ้นเท่านั้นค่ะ

Q: เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องแยกบัญชีค่าใช้จ่ายส่วนตัวกับธุรกิจไหม
A: เป็นสิ่งที่แนะนำอย่างยิ่งค่ะ แม้ธุรกิจจะยังเล็ก การแยกให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นช่วยให้บันทึกบัญชีง่ายขึ้น และลดความเสี่ยงเมื่อต้องพิสูจน์รายจ่ายในอนาคตค่ะ

Q: รายจ่ายต้องห้ามคืออะไร ต่างจากรายจ่ายที่หักไม่ได้ทั่วไปยังไง
A: รายจ่ายต้องห้ามคือรายการเฉพาะที่กฎหมายระบุไว้ชัดเจนว่าไม่ให้นำมาหักภาษีไม่ว่าจะมีหลักฐานครบถ้วนแค่ไหนก็ตาม ซึ่งต่างจากกรณีทั่วไปที่หักไม่ได้เพียงเพราะขาดหลักฐานหรือไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เจ้าของธุรกิจควรตรวจสอบรายละเอียดของรายจ่ายต้องห้ามกับสำนักงานบัญชีเพื่อไม่ให้บันทึกผิดพลาดค่ะ

ถ้าไม่แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายในธุรกิจของตัวเองรายการไหนหักภาษีได้บ้าง ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ยินดีช่วยตรวจสอบและให้คำแนะนำที่เหมาะกับลักษณะธุรกิจของคุณโดยเฉพาะค่ะ