ใบกำกับภาษีคืออะไร ทำไมธุรกิจถึงขาดไม่ได้

ทำไมเจ้าของธุรกิจต้องเข้าใจเรื่องนี้ให้ชัดเจน

เจ้าของธุรกิจที่เพิ่งจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมักมีคำถามคล้ายกันค่ะ ใบกำกับภาษีต่างจากใบเสร็จรับเงินยังไง ต้องออกเมื่อไหร่บ้าง แล้วถ้าได้รับใบกำกับภาษีจากผู้ขายมาไม่ครบถ้วน จะมีผลอะไรตามมา

คำตอบคือใบกำกับภาษีไม่ใช่แค่เอกสารประกอบการขายทั่วไปค่ะ แต่เป็นกลไกสำคัญของระบบภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งระบบ เมื่อธุรกิจซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อใช้ในการประกอบกิจการและได้รับใบกำกับภาษีที่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ ธุรกิจอาจนำภาษีซื้อไปหักออกจากภาษีขายได้ ทั้งนี้ต้องเป็นภาษีซื้อที่กฎหมายอนุญาตให้นำมาหักได้ค่ะ ส่วนต่างที่เหลือถึงจะเป็นภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องนำส่งจริง

ถ้าใบกำกับภาษีที่ได้รับมาไม่ถูกต้องตามที่กฎหมายกำหนด ธุรกิจอาจไม่สามารถนำภาษีซื้อนั้นมาหักได้เลย ซึ่งหมายความว่าต้องจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่มเต็มจำนวนโดยไม่ได้รับสิทธิประโยชน์ที่ควรจะได้ค่ะ

ใบกำกับภาษีมีแบบไหนบ้าง ต่างกันอย่างไร

รูปแบบหลักที่เจ้าของธุรกิจ SME ควรรู้จักมีสองแบบค่ะ

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป เป็นแบบที่ต้องมีรายการครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด เช่น คำว่าใบกำกับภาษีในที่เห็นได้ชัดเจน ชื่อที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย ชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อ เลขที่ใบกำกับภาษี วันที่ออก รายการสินค้าหรือบริการ มูลค่าสินค้า และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่แยกออกจากมูลค่าสินค้าอย่างชัดเจน ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปนี้เองที่ผู้ซื้อสามารถนำไปใช้เป็นหลักฐานหักภาษีซื้อได้ค่ะ

ใบกำกับภาษีอย่างย่อ มักใช้ในธุรกิจค้าปลีกที่ขายสินค้าให้ผู้บริโภคทั่วไปโดยตรง เช่น ร้านสะดวกซื้อหรือร้านอาหาร มีรายละเอียดน้อยกว่าใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป และโดยทั่วไปผู้ซื้อที่ต้องการใช้เป็นหลักฐานสำหรับภาษีซื้อควรขอใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปจากผู้ขายตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดค่ะ

นอกจากสองแบบนี้ กรมสรรพากรยังจัดให้เอกสารบางประเภท เช่น ใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ ถือเป็นเอกสารในกลุ่มใบกำกับภาษีด้วยเช่นกัน แต่สำหรับธุรกิจ SME ทั่วไป การเข้าใจสองรูปแบบหลักนี้ให้แม่นก่อนถือว่าเพียงพอต่อการเริ่มต้นแล้วค่ะ

ผลกระทบเมื่อจัดการใบกำกับภาษีผิดพลาด

รายการไม่ครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด หากใบกำกับภาษีที่ได้รับขาดรายการสำคัญ เช่น ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย หรือไม่ได้แยกมูลค่าภาษีออกจากมูลค่าสินค้าอย่างชัดเจน ใบกำกับภาษีนั้นอาจถือว่าไม่สมบูรณ์และไม่สามารถใช้หักภาษีซื้อได้ค่ะ

ใบกำกับภาษีปลอมหรือออกโดยไม่มีการซื้อขายจริง เป็นเรื่องที่กฎหมายถือว่าร้ายแรงมากค่ะ เพราะนอกจากธุรกิจจะเสียสิทธิ์หักภาษีซื้อแล้ว ยังมีความรับผิดทางกฎหมายทั้งทางแพ่งและอาญาที่รุนแรงกว่าความผิดพลาดทั่วไป ธุรกิจจึงควรตรวจสอบที่มาของใบกำกับภาษีทุกใบให้แน่ใจว่ามีการซื้อขายเกิดขึ้นจริง

การเก็บเอกสารไม่เป็นระบบ แม้ใบกำกับภาษีจะถูกต้องตั้งแต่แรก แต่ถ้าเก็บไม่เป็นระเบียบจนหาไม่เจอตอนต้องใช้ยื่นภาษีหรือตอนถูกตรวจสอบ ก็อาจทำให้เสียสิทธิประโยชน์ทางภาษีไปโดยไม่จำเป็นค่ะ

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจควรตรวจสอบทุกครั้งที่ได้รับใบกำกับภาษี

• ชื่อและเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายตรงกับผู้ที่ทำธุรกรรมด้วยจริงหรือไม่

• มีการแยกมูลค่าสินค้าและจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มออกจากกันอย่างชัดเจน

• วันที่ออกใบกำกับภาษีตรงกับช่วงเวลาที่เกิดรายการซื้อขายจริง

• เลขที่ใบกำกับภาษีและรายละเอียดของเอกสารสอดคล้องกับเอกสารที่ได้รับ และไม่มีความผิดปกติที่น่าสงสัย

• รายการสินค้าหรือบริการที่ระบุตรงกับสิ่งที่ซื้อขายจริง

การตรวจสอบเหล่านี้อาจดูเป็นรายละเอียดเล็กน้อยค่ะ แต่ในระยะยาวช่วยป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นตอนยื่นภาษีหรือตอนถูกตรวจสอบได้มากค่ะ

ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT ต้องเกี่ยวข้องกับเรื่องนี้ไหม

ธุรกิจที่ยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไม่มีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีค่ะ แต่ก็ยังอาจเกี่ยวข้องในฐานะผู้ซื้อ เมื่อธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT ซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT และรายการนั้นอยู่ในบังคับ VAT ก็อาจมี VAT รวมอยู่ในราคาหรือเรียกเก็บเพิ่มเติมตามลักษณะของรายการค่ะ

อย่างไรก็ตาม ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT ไม่สามารถนำภาษีซื้อมาใช้เป็นเครดิตภาษีซื้อเพื่อหักกับภาษีขายได้ เนื่องจากไม่ได้อยู่ในระบบ VAT ค่ะ นี่จึงเป็นอีกหนึ่งประเด็นที่เจ้าของธุรกิจควรพิจารณาเมื่อคิดจะจดทะเบียน VAT หรือไม่ เพราะเกี่ยวโยงกับเรื่องใบกำกับภาษีโดยตรงค่ะ

วิธีทำให้การจัดการใบกำกับภาษีเป็นระบบมากขึ้น

จัดเก็บใบกำกับภาษีทุกใบอย่างเป็นระบบตั้งแต่ต้น แยกตามเดือนหรือตามรอบภาษี เพื่อให้หาได้ง่ายเมื่อต้องใช้

ตรวจสอบความถูกต้องของใบกำกับภาษีทันทีที่ได้รับ ไม่ปล่อยไว้จนถึงสิ้นเดือนค่อยตรวจสอบทีเดียว เพราะหากพบข้อผิดพลาดจะได้ประสานงานแก้ไขกับผู้ขายได้ทันเวลา

ใช้ระบบหรือซอฟต์แวร์บัญชีที่ช่วยบันทึกและตรวจสอบใบกำกับภาษีให้อัตโนมัติ ลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ

ปรึกษาสำนักงานบัญชีเมื่อมีข้อสงสัยเกี่ยวกับใบกำกับภาษีที่ได้รับมาไม่ครบถ้วนหรือดูผิดปกติ ก่อนนำไปใช้หักภาษีซื้อ

Forward ช่วยวางระบบจัดการใบกำกับภาษีให้ธุรกิจเป็นระเบียบตั้งแต่ต้น พร้อมตรวจสอบความถูกต้องให้มั่นใจว่าธุรกิจได้รับสิทธิประโยชน์ทางภาษีอย่างเต็มที่และถูกต้องตามกฎหมายค่ะ

ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่ดูเหมือนเรื่องเล็กในชีวิตประจำวันของธุรกิจ แต่ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารสำคัญที่มีผลโดยตรงต่อการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มที่ธุรกิจต้องนำส่งค่ะ การเข้าใจความแตกต่างระหว่างใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปกับอย่างย่อ การตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารทุกครั้ง และการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ล้วนช่วยให้ธุรกิจไม่เสียสิทธิประโยชน์ทางภาษีที่ควรได้รับ และลดความเสี่ยงจากปัญหาที่อาจเกิดขึ้นภายหลังค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

Q: ใบเสร็จรับเงินกับใบกำกับภาษีใช้แทนกันได้ไหม
A: ใช้แทนกันไม่ได้ค่ะ ใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานว่าได้รับชำระเงินแล้ว ส่วนใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่แสดงรายละเอียดภาษีมูลค่าเพิ่มโดยเฉพาะ บางธุรกิจออกเป็นเอกสารเดียวกันที่รวมทั้งสองอย่างไว้ก็ทำได้ แต่ต้องมีรายการครบตามที่กฎหมายกำหนดสำหรับใบกำกับภาษีด้วยค่ะ

Q: ถ้าทำใบกำกับภาษีหาย ต้องทำอย่างไร
A: สามารถขอสำเนาหรือใบแทนจากผู้ขายได้ค่ะ โดยผู้ขายต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป็นใบแทน เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนกับใบกำกับภาษีต้นฉบับ แนะนำให้ติดต่อผู้ขายโดยเร็วเมื่อพบว่าเอกสารสูญหาย

Q: ธุรกิจต้องเก็บใบกำกับภาษีไว้นานแค่ไหน
A: โดยทั่วไปเอกสารและหลักฐานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มต้องเก็บรักษาตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ซึ่งโดยหลักไม่น้อยกว่า 5 ปีค่ะ อย่างไรก็ตาม ในบางกรณีอาจมีเงื่อนไขเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาที่แตกต่างกัน จึงควรตรวจสอบตามลักษณะของเอกสารและกรณีของธุรกิจกับสำนักงานบัญชีที่ดูแลค่ะ

Q: ธุรกิจขนาดเล็กที่ยังไม่จด VAT จำเป็นต้องรู้เรื่องใบกำกับภาษีไหม
A: เป็นประโยชน์ค่ะ แม้จะยังไม่มีหน้าที่ออกใบกำกับภาษีเอง แต่การเข้าใจเรื่องนี้ช่วยให้วางแผนได้ล่วงหน้าว่าเมื่อธุรกิจโตถึงจุดที่ต้องจดทะเบียน VAT จะต้องเตรียมระบบจัดการเอกสารอย่างไรค่ะ

ถ้าธุรกิจของใครยังไม่มั่นใจเรื่องการจัดการใบกำกับภาษีให้ถูกต้อง ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ยินดีช่วยวางระบบให้ธุรกิจจัดการเอกสารได้ถูกต้องและไม่เสียสิทธิประโยชน์ทางภาษีค่ะ