ค่าใช้จ่ายทำบัญชี : จ้างสำนักงานบัญชี หรือจ้างพนักงานประจำ คุ้มกว่ากัน

การเปรียบเทียบว่ารับทำบัญชีหรือจ้างพนักงานประจำคุ้มกว่ากัน ไม่มีคำตอบเดียวที่ใช้ได้กับทุกธุรกิจค่ะ เพราะขึ้นอยู่กับปริมาณงาน ความซับซ้อนของธุรกรรม และระยะเวลาที่ต้องใช้บริการ โดยทั่วไป การจ้างพนักงานประจำมีต้นทุนที่มากกว่าค่าจ้างรายเดือน เพราะต้องรวมสวัสดิการ เงินสมทบประกันสังคม และค่าใช้จ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน ขณะที่การใช้บริการรับทำบัญชีมักคิดค่าบริการตามขอบเขตงานที่ตกลงกัน โดยไม่มีภาระต้นทุนการจ้างงานเต็มรูปแบบ ธุรกิจจึงควรคำนวณเปรียบเทียบจากตัวเลขจริงของตัวเอง มากกว่าใช้คำตอบสำเร็จรูปจากธุรกิจอื่นค่ะ

ทำไมเจ้าของธุรกิจมักตัดสินใจเรื่องนี้ยาก

เจ้าของธุรกิจจำนวนมากเปรียบเทียบแค่ตัวเลขค่าบริการรับทำบัญชีรายเดือน กับเงินเดือนพนักงานบัญชีที่ต้องการจ้าง แล้วตัดสินใจจากตัวเลขสองตัวนี้โดยตรง ซึ่งอาจทำให้ประเมินต้นทุนที่แท้จริงผิดพลาดได้ เพราะการจ้างพนักงานประจำมีต้นทุนแฝงหลายอย่างที่ไม่ได้ปรากฏในตัวเลขเงินเดือนตรงๆ

ในทางกลับกัน การใช้บริการรับทำบัญชีก็มีรายละเอียดที่ต้องพิจารณาเพิ่มเติม เช่น ขอบเขตงานที่ครอบคลุมในค่าบริการ และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่อาจเกิดขึ้นนอกเหนือจากรายเดือน การเข้าใจโครงสร้างต้นทุนทั้งสองแบบอย่างครบถ้วนจึงช่วยให้ตัดสินใจได้แม่นยำกว่าการเปรียบเทียบตัวเลขผิวเผิน

โครงสร้างต้นทุนของการจ้างพนักงานบัญชีประจำ

เงินเดือนและสวัสดิการ นอกจากเงินเดือนพื้นฐานแล้ว ธุรกิจมักต้องจัดสวัสดิการเพิ่มเติม เช่น วันลาพักร้อน โบนัส หรือสวัสดิการอื่นตามนโยบายของธุรกิจ ซึ่งเป็นต้นทุนที่เพิ่มขึ้นจากตัวเลขเงินเดือนที่เห็น

เงินสมทบประกันสังคม นายจ้างมีหน้าที่นำส่งเงินสมทบประกันสังคมตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ซึ่งเป็นต้นทุนเพิ่มเติมที่ธุรกิจต้องรับผิดชอบนอกเหนือจากเงินเดือนของพนักงาน ควรตรวจสอบอัตราที่เป็นปัจจุบันกับสำนักงานประกันสังคมโดยตรง เนื่องจากอัตราอาจมีการปรับเปลี่ยนตามช่วงเวลา

ต้นทุนด้านอุปกรณ์และสถานที่ทำงาน พนักงานประจำต้องการพื้นที่ทำงาน คอมพิวเตอร์ โปรแกรมบัญชี และอุปกรณ์สำนักงานอื่นที่เกี่ยวข้อง ซึ่งเป็นต้นทุนที่ธุรกิจต้องจัดเตรียมเพิ่มเติม

ต้นทุนด้านการพัฒนาความรู้ กฎหมายภาษีและบัญชีมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ พนักงานบัญชีจึงต้องได้รับการอบรมหรือพัฒนาความรู้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่มักถูกมองข้ามในการประเมินต้นทุนเบื้องต้น

ความเสี่ยงจากการขาดความต่อเนื่อง หากพนักงานลาออกกะทันหัน ธุรกิจอาจต้องเผชิญช่วงสุญญากาศที่ไม่มีคนดูแลบัญชี รวมถึงต้นทุนในการสรรหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่ ซึ่งเป็นความเสี่ยงที่ยากจะประเมินเป็นตัวเลขล่วงหน้า แต่ส่งผลต่อธุรกิจได้จริง

โครงสร้างต้นทุนของการใช้บริการรับทำบัญชี

ค่าบริการตามขอบเขตงานที่ตกลงกัน ค่าบริการรับทำบัญชีมักกำหนดตามปริมาณธุรกรรม ความซับซ้อนของธุรกิจ และขอบเขตงานที่ครอบคลุม เช่น การบันทึกบัญชีรายเดือน การยื่นภาษี หรือการปิดงบการเงินประจำปี ซึ่งอาจรวมอยู่ในแพ็กเกจเดียวหรือแยกค่าใช้จ่ายกันตามที่ตกลง

ไม่มีภาระต้นทุนการจ้างงานเต็มรูปแบบ ธุรกิจไม่ต้องรับผิดชอบเงินสมทบประกันสังคม สวัสดิการ หรือต้นทุนด้านอุปกรณ์ของผู้ทำบัญชี เพราะเป็นความรับผิดชอบของสำนักงานบัญชีเอง

ได้รับการดูแลจากทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญหลากหลาย แทนที่จะพึ่งพาความรู้ของพนักงานคนเดียว ธุรกิจมักได้รับการดูแลจากทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ซึ่งอาจช่วยลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดได้ในบางกรณี

ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่อาจเกิดขึ้นนอกเหนือค่าบริการหลัก บางสำนักงานบัญชีอาจแยกคิดค่าบริการสำหรับงานเฉพาะ เช่น การปิดงบการเงินประจำปี หรือการให้คำปรึกษาด้านภาษีเชิงลึก จึงควรตรวจสอบขอบเขตค่าบริการให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น เพื่อไม่ให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดในภายหลัง

ปัจจัยที่ควรพิจารณานอกเหนือจากตัวเลขค่าใช้จ่าย

ปริมาณและความซับซ้อนของธุรกรรม ธุรกิจที่มีธุรกรรมจำนวนมากหรือซับซ้อน เช่น ธุรกิจนำเข้าส่งออก หรือธุรกิจที่มีหลายสาขา อาจต้องพิจารณาว่าการมีพนักงานประจำที่เข้าใจธุรกิจอย่างต่อเนื่องจะเหมาะสมกว่าหรือไม่ เทียบกับการใช้บริการรับทำบัญชีที่อาจต้องส่งต่อข้อมูลให้ทีมงานเข้าใจบริบทธุรกิจในแต่ละครั้ง

ความต้องการคำแนะนำเชิงรุกด้านภาษี หากธุรกิจต้องการคำแนะนำเชิงรุกเรื่องการวางแผนภาษีหรือโครงสร้างทางบัญชี ควรตรวจสอบว่าทั้งพนักงานประจำที่จะจ้างและสำนักงานบัญชีที่พิจารณาอยู่ สามารถให้บริการในระดับนี้ได้หรือไม่

แผนการเติบโตของธุรกิจในอนาคต ธุรกิจที่มีแผนขยายตัวเร็วอาจต้องการความยืดหยุ่นในการปรับขอบเขตบริการ ซึ่งการใช้บริการรับทำบัญชีมักปรับเปลี่ยนได้ง่ายกว่าการจ้างและเลิกจ้างพนักงานประจำ

ความมั่นคงและความต่อเนื่องของการดูแลบัญชี ควรพิจารณาว่าทางเลือกใดให้ความมั่นใจมากกว่าว่าบัญชีของธุรกิจจะได้รับการดูแลอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นกรณีพนักงานลาออกหรือมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรในสำนักงานบัญชี

วิธีคำนวณเปรียบเทียบให้เหมาะกับธุรกิจของตัวเอง

รวบรวมต้นทุนทั้งหมดของการจ้างพนักงานประจำ ไม่ใช่แค่เงินเดือน แต่รวมสวัสดิการ เงินสมทบประกันสังคม อุปกรณ์ และค่าใช้จ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องให้ครบถ้วน

สอบถามสำนักงานบัญชีหลายแห่งเพื่อเปรียบเทียบค่าบริการและขอบเขตงานที่ครอบคลุม พร้อมสอบถามชัดเจนว่ามีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในกรณีใดบ้าง

ประเมินปริมาณธุรกรรมและความซับซ้อนของธุรกิจตัวเองอย่างตรงไปตรงมา เพื่อดูว่าทางเลือกใดตอบโจทย์ได้ดีกว่าในระยะยาว ไม่ใช่แค่ช่วงเริ่มต้น

พิจารณาปัจจัยที่ไม่ใช่ตัวเงินประกอบด้วย เช่น ความมั่นใจในความต่อเนื่องของการดูแลบัญชี และระดับคำแนะนำที่ต้องการ

ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อช่วยประเมินสถานการณ์ของธุรกิจตัวเอง แทนที่จะตัดสินใจจากคำแนะนำทั่วไปที่อาจไม่ตรงกับบริบทของธุรกิจ

Forward ให้บริการรับทำบัญชีสำหรับธุรกิจ SME พร้อมช่วยวิเคราะห์ว่าสถานการณ์ของแต่ละธุรกิจเหมาะกับการใช้บริการรับทำบัญชีหรือจ้างพนักงานประจำมากกว่ากัน เพื่อให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจได้อย่างมั่นใจบนข้อมูลที่ตรงกับความเป็นจริงของธุรกิจค่ะ

สรุป

การเปรียบเทียบว่ารับทำบัญชีหรือจ้างพนักงานประจำคุ้มค่ากว่ากัน ไม่ควรดูแค่ตัวเลขค่าบริการหรือเงินเดือนเพียงอย่างเดียว แต่ควรพิจารณาต้นทุนแฝงทั้งหมด เช่น สวัสดิการ เงินสมทบประกันสังคม และความเสี่ยงจากการขาดความต่อเนื่อง ควบคู่กับปัจจัยด้านปริมาณธุรกรรม ความต้องการคำแนะนำเชิงรุก และแผนการเติบโตของธุรกิจ การคำนวณเปรียบเทียบจากตัวเลขจริงของธุรกิจตัวเองจะช่วยให้ตัดสินใจได้แม่นยำกว่าการใช้คำตอบสำเร็จรูปค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

Q: ธุรกิจขนาดเล็กมากๆ ควรเลือกแบบไหนระหว่างรับทำบัญชีกับจ้างพนักงานประจำ
A: สำหรับธุรกิจเปิดใหม่ที่มีธุรกรรมไม่มาก การใช้บริการรับทำบัญชีมักช่วยควบคุมต้นทุนได้ดีกว่า เพราะไม่ต้องแบกรับภาระการจ้างงานเต็มรูปแบบ แต่ควรประเมินจากปริมาณงานจริงของธุรกิจตัวเองประกอบด้วย

Q: ถ้าธุรกิจเติบโตขึ้นมาก ยังควรใช้บริการรับทำบัญชีต่อไปไหม
A: ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของแต่ละธุรกิจค่ะ บางธุรกิจที่เติบโตมากอาจยังใช้บริการรับทำบัญชีต่อได้ โดยปรับขอบเขตบริการให้เหมาะสมขึ้น ขณะที่บางธุรกิจอาจถึงจุดที่การมีพนักงานบัญชีประจำเหมาะสมกว่า ควรประเมินใหม่เป็นระยะตามการเติบโตของธุรกิจ

Q: ค่าบริการรับทำบัญชีกับเงินเดือนพนักงานบัญชี ตัวไหนแพงกว่ากันแน่
A: ไม่มีคำตอบตายตัวค่ะ เพราะขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น ขนาดธุรกิจ ปริมาณธุรกรรม และพื้นที่ที่ตั้งธุรกิจ แนะนำให้รวบรวมตัวเลขต้นทุนทั้งหมดของทั้งสองทางเลือกมาเปรียบเทียบโดยตรงจากสถานการณ์จริงของธุรกิจตัวเอง

Q: สามารถใช้ทั้งสองทางเลือกควบคู่กันได้ไหม
A: ได้ค่ะ บางธุรกิจเลือกมีพนักงานภายในดูแลงานเอกสารเบื้องต้น ควบคู่กับการใช้บริการรับทำบัญชีสำหรับงานที่ต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง เช่น การวางแผนภาษีหรือการปิดงบการเงิน ซึ่งเป็นแนวทางที่ธุรกิจบางรายเลือกใช้ตามความเหมาะสม

ถ้ากำลังลังเลว่าธุรกิจของตัวเองควรใช้บริการรับทำบัญชีหรือจ้างพนักงานประจำ ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ยินดีช่วยวิเคราะห์และเปรียบเทียบต้นทุนที่เหมาะกับสถานการณ์ธุรกิจของคุณโดยเฉพาะค่ะ