ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกเพื่อปรับปรุงมูลค่าสินค้าหรือบริการและภาษีมูลค่าเพิ่มจากรายการที่เคยออกใบกำกับภาษีไว้แล้ว เมื่อเกิดเหตุที่เข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย ใบลดหนี้ใช้ในกรณีที่มูลค่าสินค้าหรือบริการลดลง เช่น มีการคืนสินค้าหรือเกิดเหตุอื่นตามที่กฎหมายกำหนด ส่วนใบเพิ่มหนี้ใช้เมื่อมูลค่าสินค้าหรือบริการเพิ่มขึ้นจากเหตุที่กฎหมายกำหนด เช่น มีการคำนวณราคาสินค้าหรือค่าบริการต่ำกว่าที่เป็นจริง ทั้งสองเอกสารนี้มีความสำคัญเพราะเกี่ยวข้องกับการปรับปรุงภาษีมูลค่าเพิ่มของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดค่ะ

ทำไมเจ้าของธุรกิจมักไม่รู้จักเอกสารสองใบนี้

เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่คุ้นเคยกับใบกำกับภาษีที่ออกตอนขายสินค้าหรือบริการเป็นอย่างดี แต่เมื่อเกิดสถานการณ์ที่ต้องแก้ไขมูลค่าที่ตกลงกันไว้เดิม เช่น ลูกค้าคืนสินค้าบางส่วน หรือพบว่าคำนวณราคาผิดพลาดจากที่เป็นจริง หลายคนกลับไม่รู้ว่าควรจัดการเอกสารอย่างไรให้ถูกต้อง

บางธุรกิจเลือกยกเลิกใบกำกับภาษีเดิมแล้วออกใบใหม่ทั้งใบ ซึ่งอาจไม่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องในหลายกรณี เพราะกฎหมายได้กำหนดเอกสารเฉพาะสำหรับการปรับปรุงมูลค่าไว้แล้ว คือใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ อย่างไรก็ตาม เอกสารทั้งสองนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเข้าเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดไว้เท่านั้น ไม่ใช่ทุกกรณีที่ราคาเปลี่ยนแปลงภายหลังจะออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ได้เสมอไป การไม่เข้าใจขอบเขตนี้อาจทำให้ธุรกิจจัดการภาษีมูลค่าเพิ่มผิดพลาดโดยไม่ตั้งใจ

ใบลดหนี้ คืออะไร ใช้ตอนไหน

ใบลดหนี้ คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เมื่อมูลค่าสินค้าหรือบริการที่ขายไปมีมูลค่าลดลงจากที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีเดิม และเหตุการณ์นั้นเข้าเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด สถานการณ์ที่อาจเข้าเงื่อนไขให้ออกใบลดหนี้ ได้แก่

การคืนสินค้าหรือส่งคืนสินค้าบางส่วน เมื่อผู้ซื้อคืนสินค้าที่ไม่ตรงตามที่ตกลงกัน หรือคืนสินค้าบางส่วนจากที่ซื้อไปทั้งหมด

การให้ส่วนลดภายหลังการขายในกรณีที่เข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย เช่น ส่วนลดที่เป็นไปตามข้อตกลงทางการค้าที่เกี่ยวข้องและเข้าเงื่อนไขการออกใบลดหนี้ตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด

การคำนวณราคาสินค้าหรือค่าบริการสูงกว่าที่เป็นจริง ที่ทำให้มูลค่าที่แสดงในใบกำกับภาษีเดิมสูงกว่าความเป็นจริง เมื่อข้อเท็จจริงเข้าเงื่อนไขตามที่กฎหมายกำหนด

เนื่องจากเงื่อนไขการออกใบลดหนี้มีรายละเอียดเฉพาะตามกฎหมาย เจ้าของธุรกิจจึงควรตรวจสอบกับสำนักงานบัญชีทุกครั้งว่าสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริงเข้าเงื่อนไขให้ออกใบลดหนี้ได้หรือไม่ ก่อนดำเนินการ เมื่อผู้ขายออกใบลดหนี้แล้ว จะต้องนำมูลค่าที่ลดลงนั้นไปปรับปรุงในการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มของงวดที่เกี่ยวข้องตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด และผู้ซื้อที่ได้รับใบลดหนี้ก็ต้องปรับปรุงภาษีซื้อของตนให้สอดคล้องกันด้วย

ใบเพิ่มหนี้ คืออะไร ใช้ตอนไหน

ใบเพิ่มหนี้ คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เมื่อมูลค่าสินค้าหรือบริการที่ขายไปมีมูลค่าเพิ่มขึ้นจากที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีเดิม และเหตุการณ์นั้นเข้าเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนด สถานการณ์ที่อาจเข้าเงื่อนไขให้ออกใบเพิ่มหนี้ ได้แก่

การคำนวณราคาสินค้าหรือค่าบริการต่ำกว่าที่เป็นจริง เมื่อข้อเท็จจริงเข้าเงื่อนไขตามที่กฎหมายกำหนด จนทำให้ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่

การปรับราคาตามเงื่อนไขที่ตกลงกันในสัญญาซึ่งเข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย ที่ทำให้มูลค่าสินค้าหรือบริการเพิ่มขึ้นภายหลังจากที่ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว

ทั้งนี้กรณีที่ธุรกิจกำหนดราคาเบื้องต้นจากการประมาณการไว้ก่อน แล้วภายหลังทราบต้นทุนหรือมูลค่าจริงที่แตกต่างออกไป ไม่ได้หมายความว่าจะออกใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ได้เสมอไป เพราะต้องพิจารณาข้อเท็จจริงของแต่ละกรณีว่าเข้าเงื่อนไขตามกฎหมายหรือไม่ จึงควรปรึกษาสำนักงานบัญชีก่อนดำเนินการทุกครั้ง เมื่อผู้ขายออกใบเพิ่มหนี้แล้ว จะต้องนำมูลค่าที่เพิ่มขึ้นนั้นไปรวมในการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มของงวดที่เกี่ยวข้อง และผู้ซื้อก็สามารถนำภาษีซื้อส่วนที่เพิ่มขึ้นไปใช้ตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดเช่นกัน

ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ ต่างจากใบกำกับภาษีอย่างไร

ใบกำกับภาษีเป็นเอกสารที่ออกตอนเกิดรายการขายสินค้าหรือบริการครั้งแรก ส่วนใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้เป็นเอกสารที่ออกภายหลังเพื่อปรับปรุงมูลค่าของรายการที่เคยออกใบกำกับภาษีไปแล้ว เมื่อเข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย ไม่ใช่เอกสารสำหรับรายการซื้อขายใหม่

ความแตกต่างนี้สำคัญเพราะใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ต้องอ้างอิงถึงใบกำกับภาษีเดิมที่เกี่ยวข้อง และมีรายการที่กฎหมายกำหนดให้ต้องแสดงไว้ เช่น คำว่าใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ ข้อมูลผู้ออกและผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ วันที่ออก เลขที่และวันที่ของใบกำกับภาษีเดิมที่อ้างถึง มูลค่าที่ปรับปรุงและภาษีที่เกี่ยวข้อง และเหตุผลของการปรับปรุงนั้น ทั้งนี้ยังมีรายการอื่นที่กฎหมายกำหนดให้ต้องแสดง จึงควรตรวจสอบองค์ประกอบของเอกสารให้ครบถ้วนก่อนออกทุกครั้ง การจัดทำเอกสารให้ครบถ้วนและถูกต้องจึงมีความสำคัญไม่น้อยกว่าใบกำกับภาษีเดิม เพื่อให้ใบกำกับภาษีและเอกสารปรับปรุงมูลค่าสอดคล้องกันตลอดทั้งกระบวนการ

ผลกระทบหากไม่ออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ให้ถูกต้อง

การยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มไม่สอดคล้องกับความเป็นจริง หากธุรกิจปรับปรุงมูลค่าการขายโดยไม่ออกเอกสารที่ถูกต้อง อาจทำให้ยอดภาษีขายหรือภาษีซื้อที่ยื่นไม่สอดคล้องกับรายการที่เกิดขึ้นจริง

ความเสี่ยงเมื่อถูกตรวจสอบภาษี หากพบว่ามีการปรับปรุงมูลค่าโดยไม่มีเอกสารรองรับที่ถูกต้อง หรือออกใบลดหนี้ใบเพิ่มหนี้ในกรณีที่ไม่เข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย อาจเป็นประเด็นที่ถูกตรวจสอบและต้องชี้แจงหรือปรับปรุงรายการภาษีในภายหลัง

ผลกระทบต่อคู่ค้า เมื่อผู้ขายไม่ออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ให้ถูกต้อง ผู้ซื้อก็อาจไม่สามารถปรับปรุงภาษีซื้อของตนให้ตรงกับความเป็นจริงได้เช่นกัน ซึ่งอาจกระทบความสัมพันธ์ทางธุรกิจในระยะยาว

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจควรทำเมื่อต้องออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้

ตรวจสอบว่ารายการที่ต้องปรับปรุงเข้าเงื่อนไขที่ต้องออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดหรือไม่ ก่อนดำเนินการออกเอกสาร

จัดทำเอกสารให้มีรายการครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด โดยเฉพาะการอ้างอิงถึงใบกำกับภาษีเดิมและเหตุผลของการปรับปรุงมูลค่าอย่างชัดเจน

ออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ในเดือนภาษีที่เหตุการณ์ซึ่งทำให้ต้องปรับปรุงมูลค่าเกิดขึ้น และหากมีเหตุจำเป็นที่ไม่สามารถออกได้ทันในเดือนภาษีนั้น ให้ดำเนินการตามเงื่อนไขและระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด

แจ้งสำนักงานบัญชีทันทีเมื่อมีการออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ เพื่อให้บันทึกบัญชีและปรับปรุงการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มได้ถูกต้องตามรอบระยะเวลาที่เกี่ยวข้อง

เก็บสำเนาใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้พร้อมเอกสารประกอบให้ครบถ้วน เพื่อใช้เป็นหลักฐานหากมีการตรวจสอบภายหลัง

ปรึกษาสำนักงานบัญชีเมื่อไม่แน่ใจว่าสถานการณ์ที่เกิดขึ้นควรออกใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ หรือดำเนินการในรูปแบบอื่น เพราะแต่ละกรณีอาจมีรายละเอียดที่แตกต่างกัน

Forward ช่วยตรวจสอบและให้คำแนะนำเรื่องการจัดทำใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้ให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง พร้อมดูแลการปรับปรุงบัญชีและภาษีมูลค่าเพิ่มให้สอดคล้องกันค่ะ

สรุป

ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้เป็นเอกสารสำคัญที่ใช้ปรับปรุงมูลค่าของรายการที่เคยออกใบกำกับภาษีไปแล้ว เมื่อเกิดเหตุที่เข้าเงื่อนไขตามกฎหมาย ใบลดหนี้ใช้เมื่อมูลค่าลดลง เช่น การคืนสินค้า ส่วนใบเพิ่มหนี้ใช้เมื่อมูลค่าเพิ่มขึ้น เช่น การคำนวณราคาผิดพลาดจากที่เป็นจริง ไม่ใช่ทุกกรณีที่ราคาเปลี่ยนแปลงภายหลังจะออกเอกสารทั้งสองนี้ได้เสมอไป การจัดทำเอกสารให้ถูกต้องและครบถ้วนมีความสำคัญต่อการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มของทั้งผู้ขายและผู้ซื้อ เจ้าของธุรกิจจึงควรปรึกษาสำนักงานบัญชีเมื่อเกิดสถานการณ์ที่ต้องปรับปรุงมูลค่าการขาย เพื่อจัดการเอกสารได้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

Q: ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้ไหม
A: หากหมายถึงใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ตามหลักเกณฑ์ภาษีมูลค่าเพิ่ม เอกสารดังกล่าวเป็นเอกสารของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มค่ะ ธุรกิจที่ไม่ได้จดทะเบียน VAT จึงไม่มีหน้าที่ออกใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ในรูปแบบนี้ แต่ยังควรจัดทำเอกสารทางธุรกิจและบัญชีที่เหมาะสมเมื่อมีการปรับปรุงรายการ เพื่อให้บัญชีสะท้อนความเป็นจริง

Q: ยกเลิกใบกำกับภาษีเดิมแล้วออกใบใหม่ทั้งใบ ทำได้ไหม
A: ในหลายกรณีการยกเลิกใบกำกับภาษีเดิมทั้งใบอาจไม่ใช่วิธีที่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง เพราะกฎหมายกำหนดให้ใช้ใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้สำหรับการปรับปรุงมูลค่าในกรณีที่เข้าเงื่อนไข ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีเพื่อตรวจสอบว่าสถานการณ์ของธุรกิจเข้าเงื่อนไขใด

Q: ใบลดหนี้กับใบเพิ่มหนี้ ต้องออกภายในระยะเวลาเท่าใด
A: โดยหลัก ผู้ประกอบการต้องออกใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ในเดือนภาษีที่เหตุการณ์ซึ่งทำให้ต้องปรับปรุงมูลค่าเกิดขึ้น และในกรณีที่มีเหตุจำเป็นจนไม่สามารถออกได้ทันในเดือนภาษีนั้น กฎหมายกำหนดเงื่อนไขให้ออกในเดือนภาษีถัดไปได้ จึงควรจัดทำเอกสารทันทีเมื่อทราบเหตุและตรวจสอบข้อเท็จจริงของแต่ละกรณีให้ถูกต้องค่ะ

Q: ธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่ค่อยมีรายการคืนสินค้าหรือปรับราคา จำเป็นต้องรู้จักเอกสารนี้ไหม
A: เป็นประโยชน์ค่ะ แม้จะเกิดขึ้นไม่บ่อย แต่การรู้จักไว้ล่วงหน้าช่วยให้ธุรกิจจัดการได้ถูกต้องทันทีเมื่อเกิดสถานการณ์ที่ต้องปรับปรุงมูลค่า แทนที่จะต้องเสียเวลาหาข้อมูลในภายหลัง

ถ้าธุรกิจของใครกำลังต้องออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้และไม่แน่ใจว่าจัดทำถูกต้องหรือไม่ ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ยินดีช่วยตรวจสอบและดูแลบัญชีภาษีให้ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องค่ะ