ระบบบัญชีออนไลน์ กับสมุดบัญชีแบบเดิม ต่างกันยังไง ควรเลือกแบบไหน

ระบบบัญชีออนไลน์คือโปรแกรมหรือแพลตฟอร์มที่ช่วยบันทึกและประมวลผลข้อมูลทางบัญชีผ่านอินเทอร์เน็ต ทำให้เข้าถึงข้อมูลได้จากหลายอุปกรณ์และมักเชื่อมต่อกับสำนักงานบัญชีได้สะดวกขึ้น ส่วนการทำบัญชีแบบเดิมอาจเป็นการบันทึกข้อมูลด้วยมือในสมุด หรือจัดเก็บข้อมูลด้วยไฟล์สเปรดชีต ซึ่งอาศัยการบันทึกและจัดการข้อมูลด้วยผู้ใช้งานมากกว่าระบบบัญชีออนไลน์ ทั้งสองแบบมีข้อดีข้อเสียต่างกันไปตามขนาดธุรกิจและความซับซ้อนของธุรกรรม การเลือกใช้แบบใดจึงขึ้นอยู่กับปริมาณงาน งบประมาณ และความพร้อมด้านเทคโนโลยีของแต่ละธุรกิจค่ะ

ทำไมเจ้าของธุรกิจต้องเจอคำถามนี้ในวันนี้

ธุรกิจ SME จำนวนมากเริ่มต้นจากการทำบัญชีแบบเรียบง่าย เช่น จดบันทึกในสมุด หรือใช้สเปรดชีตพื้นฐานเก็บรายรับรายจ่าย เพราะดูสะดวกและไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น มีธุรกรรมมากขึ้น หรือเริ่มทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีอย่างใกล้ชิด คำถามเรื่องระบบบัญชีออนไลน์ก็มักผุดขึ้นมา

เจ้าของธุรกิจหลายคนลังเลเพราะไม่แน่ใจว่าการเปลี่ยนระบบจะคุ้มค่ากับเวลาและค่าใช้จ่ายที่ต้องลงทุนหรือไม่ โดยเฉพาะถ้าคุ้นเคยกับวิธีเดิมมานาน การเข้าใจความแตกต่างของทั้งสองแบบอย่างชัดเจนจะช่วยให้ตัดสินใจได้ตรงกับความต้องการจริงของธุรกิจมากขึ้นค่ะ

ข้อดีของสมุดบัญชีแบบเดิม

ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือต่ำมาก การจดบันทึกด้วยมือหรือใช้สเปรดชีตพื้นฐานแทบไม่มีต้นทุนด้านซอฟต์แวร์ เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กมากที่มีธุรกรรมไม่กี่รายการต่อเดือน

ไม่ต้องเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์หรือแอปพลิเคชัน การจดบันทึกด้วยมือหรือพิมพ์ลงสเปรดชีตอาจรู้สึกง่ายและคุ้นเคยกว่า

ควบคุมข้อมูลได้เองทั้งหมด ข้อมูลอยู่ในมือของธุรกิจโดยตรง ไม่ต้องพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหรือระบบของผู้ให้บริการภายนอก

ข้อจำกัดของสมุดบัญชีแบบเดิม

เสี่ยงต่อความผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมือ การจดบันทึกและคำนวณด้วยมือมีโอกาสผิดพลาดสูงกว่า โดยเฉพาะเมื่อปริมาณธุรกรรมเพิ่มขึ้น

ค้นหาและตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังได้ยาก เมื่อต้องการดูรายการเก่าหรือเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างช่วงเวลา การไล่ดูจากสมุดหรือไฟล์สเปรดชีตที่ไม่ได้จัดระบบดีพออาจใช้เวลานาน

เสี่ยงต่อการสูญหายหรือเสียหาย สมุดบัญชีอาจฉีกขาด เปียกน้ำ หรือหายได้ ส่วนไฟล์ในคอมพิวเตอร์ก็เสี่ยงต่อไฟล์เสียหรือเครื่องคอมพิวเตอร์มีปัญหาหากไม่มีการสำรองข้อมูลที่ดี

ทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีได้ไม่สะดวกเท่า ต้องส่งเอกสารหรือไฟล์ให้สำนักงานบัญชีเป็นรอบ ๆ แทนที่จะเห็นข้อมูลอัปเดตพร้อมกัน

ข้อดีของระบบบัญชีออนไลน์

ลดความผิดพลาดจากการคำนวณ ระบบส่วนใหญ่คำนวณยอดรวม ภาษี และรายงานทางการเงินให้อัตโนมัติ ช่วยลดความเสี่ยงจากการคำนวณผิดพลาดด้วยมือ

เข้าถึงข้อมูลได้จากหลายอุปกรณ์ สามารถเข้าดูข้อมูลผ่านคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือมือถือได้ตราบใดที่มีอินเทอร์เน็ต ทำให้ตรวจสอบสถานะการเงินของธุรกิจได้สะดวกขึ้นไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน

เชื่อมต่อกับสำนักงานบัญชีได้สะดวกขึ้น ระบบบัญชีออนไลน์หลายแพลตฟอร์มออกแบบมาให้สำนักงานบัญชีเข้าถึงข้อมูลได้พร้อมกับเจ้าของธุรกิจ ช่วยให้การทำงานร่วมกันราบรื่นและลดเวลาที่ต้องส่งเอกสารไปมา

เรียกดูรายงานทางการเงินได้รวดเร็วขึ้น เจ้าของธุรกิจสามารถเรียกดูข้อมูลและรายงาน เช่น ยอดขาย ค่าใช้จ่าย หรือกำไรขาดทุนได้รวดเร็วขึ้น โดยความเป็นปัจจุบันและความถูกต้องของรายงานขึ้นอยู่กับความครบถ้วนของข้อมูลที่บันทึกเข้าสู่ระบบ

ช่วยลดความเสี่ยงจากการเก็บข้อมูลไว้ในเครื่องเดียว ระบบส่วนใหญ่อาจมีการจัดเก็บและสำรองข้อมูลบนระบบคลาวด์ ซึ่งรูปแบบการสำรองและกู้คืนข้อมูลจะขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการแต่ละราย จึงควรตรวจสอบรายละเอียดนี้ก่อนตัดสินใจใช้งาน

ข้อควรพิจารณาก่อนใช้ระบบบัญชีออนไลน์

มีค่าใช้จ่ายที่ต้องพิจารณา ระบบบัญชีออนไลน์ส่วนใหญ่มีค่าบริการรายเดือนหรือรายปี ซึ่งอาจแตกต่างกันไปตามฟีเจอร์และผู้ให้บริการ ธุรกิจควรประเมินว่าคุ้มค่ากับประโยชน์ที่ได้รับหรือไม่

ต้องมีความคุ้นเคยกับเทคโนโลยีในระดับหนึ่ง แม้ระบบส่วนใหญ่ออกแบบให้ใช้งานง่าย แต่ก็ยังต้องใช้เวลาเรียนรู้และปรับตัวในช่วงแรก โดยเฉพาะหากเจ้าของธุรกิจหรือพนักงานไม่คุ้นเคยกับการใช้ซอฟต์แวร์

ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต หากอินเทอร์เน็ตมีปัญหาหรือระบบของผู้ให้บริการขัดข้อง อาจส่งผลต่อการเข้าถึงข้อมูลชั่วคราว

ควรเลือกผู้ให้บริการที่น่าเชื่อถือ เนื่องจากข้อมูลทางการเงินของธุรกิจเป็นข้อมูลสำคัญ ควรเลือกระบบที่มีมาตรฐานความปลอดภัยที่เหมาะสมและมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง

ไม่ว่าจะเลือกใช้ระบบบัญชีออนไลน์หรือวิธีบันทึกแบบเดิม ธุรกิจที่มีหน้าที่จัดทำบัญชียังคงต้องจัดทำบัญชีและเก็บเอกสารประกอบให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนดค่ะ การเปลี่ยนมาใช้ระบบออนไลน์ช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้น แต่ไม่ได้เปลี่ยนหน้าที่ตามกฎหมายที่ธุรกิจมีอยู่เดิม

ธุรกิจแบบไหนเหมาะกับแบบไหน

ธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้นและมีธุรกรรมน้อยมาก เช่น ไม่กี่รายการต่อเดือน อาจยังใช้สมุดบัญชีหรือสเปรดชีตพื้นฐานได้อยู่ในช่วงแรก แต่เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต มีลูกค้าหรือคู่ค้าเพิ่มขึ้น การเปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีออนไลน์มักช่วยลดภาระงานและความผิดพลาดได้มากขึ้น

ธุรกิจที่ทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีอย่างต่อเนื่อง หรือต้องการเรียกดูข้อมูลทางการเงินได้รวดเร็วขึ้นเพื่อประกอบการตัดสินใจ มักได้ประโยชน์จากระบบบัญชีออนไลน์มากกว่า เพราะช่วยให้การสื่อสารและตรวจสอบข้อมูลระหว่างกันสะดวกขึ้น

ธุรกิจที่มีหลายสาขาหรือมีทีมงานที่ต้องเข้าถึงข้อมูลจากหลายสถานที่ ก็เป็นอีกกลุ่มที่ระบบบัญชีออนไลน์ตอบโจทย์ได้ดีกว่าสมุดบัญชีแบบเดิมที่จำกัดอยู่ในสถานที่เดียว

วิธีตัดสินใจว่าธุรกิจของตัวเองควรเปลี่ยนหรือไม่

ประเมินปริมาณธุรกรรมต่อเดือนของธุรกิจ หากเริ่มมีจำนวนมากขึ้นจนการจดบันทึกด้วยมือเริ่มใช้เวลานานและเสี่ยงต่อความผิดพลาด อาจถึงเวลาพิจารณาเปลี่ยนระบบ

พิจารณาว่าต้องการทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีแบบใกล้ชิดและรวดเร็วมากขึ้นหรือไม่ หากใช่ ระบบบัญชีออนไลน์มักช่วยให้การทำงานร่วมกันราบรื่นกว่า

เปรียบเทียบค่าใช้จ่ายของระบบบัญชีออนไลน์กับเวลาและความเสี่ยงที่ประหยัดได้ เพื่อประเมินความคุ้มค่าในระยะยาว ไม่ใช่ดูแค่ค่าบริการรายเดือนเพียงอย่างเดียว

ปรึกษาสำนักงานบัญชีที่ดูแลธุรกิจอยู่ว่าแนะนำระบบใดเป็นพิเศษ เพราะสำนักงานบัญชีมักมีประสบการณ์ตรงกับระบบที่ใช้งานร่วมกับลูกค้าหลายราย

ทดลองใช้งานในช่วงเวลาสั้น ๆ ก่อนตัดสินใจเปลี่ยนแบบเต็มรูปแบบ หลายระบบมีช่วงทดลองใช้ฟรีที่ช่วยให้ประเมินความเหมาะสมกับธุรกิจได้ก่อนตัดสินใจลงทุนจริง

Forward ให้คำแนะนำเรื่องการเลือกระบบบัญชีที่เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของแต่ละราย พร้อมช่วยดูแลบัญชีและภาษีให้ถูกต้องไม่ว่าจะใช้ระบบใดก็ตามค่ะ

สรุป

ระบบบัญชีออนไลน์และสมุดบัญชีแบบเดิมต่างมีข้อดีที่เหมาะกับสถานการณ์ต่างกัน สมุดบัญชีแบบเดิมเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กมากที่มีธุรกรรมไม่ซับซ้อน ส่วนระบบบัญชีออนไลน์เหมาะกับธุรกิจที่กำลังเติบโต ต้องการลดความผิดพลาด และต้องการทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีอย่างใกล้ชิด ไม่ว่าจะเลือกแบบใด ธุรกิจที่มีหน้าที่จัดทำบัญชียังคงต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดเช่นเดิม การตัดสินใจเลือกใช้แบบใดควรพิจารณาจากปริมาณธุรกรรม งบประมาณ และความพร้อมด้านเทคโนโลยีของธุรกิจตัวเอง การปรึกษาสำนักงานบัญชีที่ดูแลอยู่จะช่วยให้เลือกแนวทางที่เหมาะสมที่สุดค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

ธุรกิจขนาดเล็กมาก ๆ ยังจำเป็นต้องใช้ระบบบัญชีออนไลน์ไหม
ไม่จำเป็นเสมอไปค่ะ หากธุรกิจมีธุรกรรมน้อยมากและจัดการด้วยสมุดหรือสเปรดชีตได้อย่างเป็นระบบอยู่แล้ว ก็ยังสามารถใช้วิธีเดิมต่อไปได้ แต่ควรพิจารณาเปลี่ยนเมื่อธุรกรรมเริ่มมากขึ้นจนการจัดการแบบเดิมเริ่มใช้เวลานานหรือเสี่ยงต่อความผิดพลาด

เปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีออนไลน์แล้ว ข้อมูลเก่าจากสมุดบัญชีต้องทำอย่างไร
โดยทั่วไปสามารถนำข้อมูลเก่ามาบันทึกเข้าระบบใหม่ได้ค่ะ แต่ขั้นตอนและความยุ่งยากจะแตกต่างกันไปตามปริมาณข้อมูลและรูปแบบเดิมที่ใช้อยู่ แนะนำให้ปรึกษาสำนักงานบัญชีหรือผู้ให้บริการระบบเพื่อวางแผนการย้ายข้อมูลให้ราบรื่น

ระบบบัญชีออนไลน์ปลอดภัยกับข้อมูลทางการเงินของธุรกิจหรือไม่
ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการแต่ละรายค่ะ ควรเลือกระบบที่มีมาตรฐานความปลอดภัยที่เหมาะสมและมีชื่อเสียงที่น่าเชื่อถือในตลาด รวมถึงตรวจสอบนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของผู้ให้บริการก่อนตัดสินใจใช้งาน

สำนักงานบัญชีสามารถช่วยแนะนำว่าควรใช้ระบบไหนได้หรือไม่
ได้ค่ะ สำนักงานบัญชีที่มีประสบการณ์ทำงานร่วมกับลูกค้าหลายรายมักมีความคุ้นเคยกับระบบบัญชีออนไลน์หลายแพลตฟอร์ม และสามารถแนะนำระบบที่เหมาะกับลักษณะธุรกิจของแต่ละคนได้ ควรสอบถามสำนักงานบัญชีที่ดูแลอยู่โดยตรงเพื่อความเหมาะสมกับสถานการณ์ของธุรกิจ

ถ้ายังไม่แน่ใจว่าธุรกิจของตัวเองควรใช้ระบบบัญชีออนไลน์หรือสมุดบัญชีแบบเดิมต่อไป ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ยินดีช่วยแนะนำแนวทางที่เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของคุณค่ะ