ธุรกิจฟรีแลนซ์กับธุรกิจจดทะเบียน ทำบัญชีต่างกันยังไง

ฟรีแลนซ์ที่ยังไม่ได้จดทะเบียนธุรกิจ มีสถานะเป็นบุคคลธรรมดาที่มีเงินได้จากการรับจ้างทำงานหรือให้บริการ ภาระทางบัญชีจึงเบากว่า โดยเงินได้บางประเภทสามารถเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดได้ โดยไม่ต้องจัดทำบัญชีในรูปแบบเดียวกับนิติบุคคล ส่วนธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลมีหน้าที่จัดทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชี ปิดงบการเงินประจำปี และยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลแยกต่างหากจากภาษีส่วนตัว ความแตกต่างนี้ทำให้ฟรีแลนซ์ที่รายได้เริ่มสูงขึ้นหรือมีแผนขยายงาน ต้องพิจารณาว่าถึงจุดที่ควรจดทะเบียนธุรกิจแล้วหรือยังค่ะ

ทำไมฟรีแลนซ์หลายคนเริ่มสงสัยเรื่องนี้

ฟรีแลนซ์ที่ทำงานคนเดียวมาสักระยะ มักเริ่มมีคำถามคล้ายกันเมื่อรายได้เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ว่าตัวเองยังทำงานในนามบุคคลธรรมดาแบบเดิมได้อยู่ไหม หรือถึงเวลาที่ควรจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลแล้ว

คำถามนี้มักมาพร้อมกับความไม่แน่ใจเรื่องบัญชีและภาษีที่จะเปลี่ยนไป เพราะฟรีแลนซ์ส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาแบบที่คิดว่าง่าย แต่พอเริ่มได้ยินเรื่องการทำบัญชี ปิดงบ หรือภาษีนิติบุคคล ก็รู้สึกว่าซับซ้อนขึ้นมากจนไม่แน่ใจว่าคุ้มค่ากับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่

ภาระทางบัญชีของฟรีแลนซ์ที่ยังไม่จดทะเบียน

ไม่จำเป็นต้องทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีเต็มรูปแบบ ฟรีแลนซ์ที่มีเงินได้ในนามบุคคลธรรมดา ส่วนใหญ่ไม่มีหน้าที่จัดทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีเหมือนนิติบุคคล อย่างไรก็ตาม ควรจัดเก็บหลักฐานรายได้ ค่าใช้จ่าย และเอกสารที่เกี่ยวข้องอย่างเป็นระบบ เพื่อใช้ประกอบการคำนวณและยื่นภาษี รวมถึงปฏิบัติตามหน้าที่อื่นที่เกี่ยวข้องกับลักษณะกิจการของตน

สามารถเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาได้ในบางกรณี เงินได้บางประเภทของฟรีแลนซ์ เช่น เงินได้จากวิชาชีพอิสระหรือการรับจ้างทำงาน อาจเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาตามหลักเกณฑ์และเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทเงินได้ของแต่ละคน ไม่ใช่ทุกกรณีจะเลือกหักแบบเหมาได้เหมือนกันหมด

มีหน้าที่ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามประเภทเงินได้และช่วงเวลาที่กฎหมายกำหนด โดยฟรีแลนซ์บางประเภทอาจมีหน้าที่ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาครึ่งปี (ภ.ง.ด.94) นอกเหนือจากการยื่นแบบประจำปี หากมีเงินได้ตามมาตรา 40(5) ถึง (8) และเข้าเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด จึงควรตรวจสอบว่าเงินได้ของตัวเองเข้าเงื่อนไขที่ต้องยื่นครึ่งปีด้วยหรือไม่

ยังคงมีหน้าที่ด้านภาษีมูลค่าเพิ่มหากเข้าเงื่อนไข หากฟรีแลนซ์มีรายได้ถึงเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด อาจมีหน้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและยื่นแบบตามรอบที่กำหนด แม้จะยังไม่ได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลก็ตาม การเป็นบุคคลธรรมดาไม่ได้ทำให้พ้นจากหน้าที่นี้

ภาระทางบัญชีของธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล

ต้องจัดทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่เกี่ยวข้อง นิติบุคคลมีหน้าที่บันทึกบัญชีอย่างเป็นระบบ ต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนดดูแล ไม่สามารถเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาได้เหมือนบุคคลธรรมดา

ต้องปิดงบการเงินประจำปี เมื่อครบรอบระยะเวลาบัญชี นิติบุคคลต้องจัดทำงบการเงิน และสำหรับบริษัทจำกัด ต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและแสดงความเห็นก่อนนำเสนอต่อที่ประชุมผู้ถือหุ้นตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด

เสียภาษีเงินได้นิติบุคคลแยกจากภาษีส่วนตัว กำไรของกิจการต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ซึ่งแยกต่างหากจากภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของเจ้าของหรือผู้ถือหุ้น หากมีการจ่ายเงินปันผลออกมา ผู้รับยังต้องพิจารณาภาระภาษีอีกชั้นหนึ่งตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

มีภาระด้านเอกสารและกำหนดเวลาที่มากกว่า เช่น การยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี (ภ.ง.ด.51) และประจำปี (ภ.ง.ด.50) การนำส่งงบการเงินต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งทั้งหมดนี้มักต้องอาศัยสำนักงานบัญชีดูแลอย่างต่อเนื่อง ต่างจากฟรีแลนซ์ที่จัดการเองได้ในหลายกรณี

ภาระทางบัญชีของธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล

ต้องจัดทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่เกี่ยวข้อง นิติบุคคลมีหน้าที่บันทึกบัญชีอย่างเป็นระบบ ต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนดดูแล ไม่สามารถเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาได้เหมือนบุคคลธรรมดา

ต้องปิดงบการเงินประจำปี เมื่อครบรอบระยะเวลาบัญชี นิติบุคคลต้องจัดทำงบการเงิน และสำหรับบริษัทจำกัด ต้องให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและแสดงความเห็นก่อนนำเสนอต่อที่ประชุมผู้ถือหุ้นตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด

เสียภาษีเงินได้นิติบุคคลแยกจากภาษีส่วนตัว กำไรของกิจการต้องเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ซึ่งแยกต่างหากจากภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของเจ้าของหรือผู้ถือหุ้น หากมีการจ่ายเงินปันผลออกมา ผู้รับยังต้องพิจารณาภาระภาษีอีกชั้นหนึ่งตามหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง

มีภาระด้านเอกสารและกำหนดเวลาที่มากกว่า เช่น การยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลครึ่งปี (ภ.ง.ด.51) และประจำปี (ภ.ง.ด.50) การนำส่งงบการเงินต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งทั้งหมดนี้มักต้องอาศัยสำนักงานบัญชีดูแลอย่างต่อเนื่อง ต่างจากฟรีแลนซ์ที่จัดการเองได้ในหลายกรณี

เมื่อไหร่ที่ฟรีแลนซ์ควรพิจารณาจดทะเบียนธุรกิจ

เมื่อรายได้เติบโตถึงระดับที่โครงสร้างภาษีนิติบุคคลอาจได้ประโยชน์มากกว่า เนื่องจากภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาคำนวณตามอัตราก้าวหน้า ยิ่งรายได้สูงยิ่งเสียภาษีในอัตราที่สูงขึ้น ขณะที่ภาษีนิติบุคคลมีโครงสร้างอัตราที่แตกต่างออกไป การเปรียบเทียบว่าแบบใดคุ้มกว่าต้องคำนวณจากตัวเลขจริงของแต่ละคน ไม่ใช่สรุปว่ารายได้สูงแล้วต้องตั้งบริษัททันที

เมื่อลูกค้าที่ทำงานด้วยมีเงื่อนไขที่เอื้อต่อการเป็นนิติบุคคล ลูกค้าบางราย โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ อาจมีนโยบายหรือเงื่อนไขในการจัดซื้อจัดจ้างที่ทำให้การดำเนินธุรกิจในรูปแบบนิติบุคคลสะดวกหรือเหมาะสมกว่า การจดทะเบียนธุรกิจจึงอาจช่วยเปิดโอกาสทางธุรกิจใหม่ๆ ได้ในบางกรณี

เมื่อต้องการความรับผิดจำกัดในการดำเนินธุรกิจ หากฟรีแลนซ์เริ่มขยายงานจนมีความเสี่ยงด้านความรับผิดชอบต่อลูกค้าหรือบุคคลที่สาม การจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลอย่างบริษัทจำกัดช่วยจำกัดความรับผิดของผู้ถือหุ้นตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด

เมื่อต้องการจ้างทีมงานหรือขยายกิจการ การดำเนินธุรกิจในรูปแบบนิติบุคคลมักเอื้อต่อการจ้างพนักงาน ระดมทุน หรือขยายกิจการในระยะยาวมากกว่าการทำงานในนามบุคคลธรรมดาคนเดียว

สิ่งที่ฟรีแลนซ์ควรรู้ก่อนตัดสินใจ

การเปลี่ยนจากฟรีแลนซ์เป็นนิติบุคคลไม่ใช่แค่เรื่องบัญชีภาษีเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวข้องกับต้นทุนที่เพิ่มขึ้น เช่น ค่าธรรมเนียมจดทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ค่าบริการสำนักงานบัญชีที่มักสูงกว่าการยื่นภาษีบุคคลธรรมดา และความซับซ้อนด้านเอกสารที่มากขึ้น ฟรีแลนซ์จึงควรพิจารณาทั้งด้านภาษีและต้นทุนการดำเนินงานประกอบกัน ไม่ใช่ดูแค่มุมใดมุมหนึ่ง

นอกจากนี้ ไม่จำเป็นต้องเลือกทางใดทางหนึ่งแบบถาวรตั้งแต่ต้น ฟรีแลนซ์จำนวนมากเลือกเริ่มต้นในนามบุคคลธรรมดาก่อน แล้วค่อยจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลเมื่อธุรกิจเติบโตถึงจุดที่เหมาะสม โดยควรทราบว่าการเลิกนิติบุคคลในภายหลังมีขั้นตอนทางกฎหมายที่มากกว่าการกลับไปทำงานในฐานะบุคคลธรรมดา

วิธีเตรียมตัวสำหรับฟรีแลนซ์ที่ยังไม่แน่ใจ

เก็บหลักฐานรายรับรายจ่ายอย่างเป็นระบบตั้งแต่เนิ่นๆ แม้จะยังไม่มีหน้าที่ทำบัญชีเต็มรูปแบบ เพราะข้อมูลเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ทั้งตอนยื่นภาษีและตอนตัดสินใจจดทะเบียนธุรกิจในอนาคต

ติดตามรายได้ของตัวเองอย่างสม่ำเสมอ เพื่อประเมินว่าใกล้ถึงเกณฑ์ที่ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือถึงจุดที่ควรพิจารณาจดทะเบียนนิติบุคคลหรือยัง

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงินได้ของตัวเองเข้าเงื่อนไขที่ต้องยื่นภาษีครึ่งปี (ภ.ง.ด.94) หรือไม่ เพื่อไม่ให้พลาดกำหนดเวลาที่กฎหมายกำหนด

ปรึกษาสำนักงานบัญชีเพื่อคำนวณเปรียบเทียบภาระภาษีระหว่างการเป็นบุคคลธรรมดากับนิติบุคคลจากตัวเลขรายได้จริงของตัวเอง แทนที่จะตัดสินใจจากความรู้สึกหรือคำแนะนำทั่วไป

วางแผนล่วงหน้าหากมีแผนขยายงาน จ้างทีม หรือทำงานกับลูกค้าองค์กรขนาดใหญ่ เพราะปัจจัยเหล่านี้อาจทำให้ควรจดทะเบียนธุรกิจเร็วกว่าที่คาดไว้

หากกำลังตัดสินใจว่าจะดำเนินธุรกิจในนามบุคคลธรรมดาหรือจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล สามารถปรึกษา Forward เพื่อช่วยพิจารณาปัจจัยด้านบัญชี ภาษี และรูปแบบธุรกิจที่เกี่ยวข้องก่อนตัดสินใจได้ค่ะ

สรุป

ฟรีแลนซ์ที่ยังไม่จดทะเบียนธุรกิจมีภาระทางบัญชีที่เบากว่า สามารถหักค่าใช้จ่ายแบบเหมาได้ในบางกรณีตามประเภทเงินได้และหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด และมีหน้าที่ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามประเภทเงินได้และช่วงเวลาที่เกี่ยวข้อง ขณะที่ธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลต้องจัดทำบัญชีตามมาตรฐาน ปิดงบการเงินประจำปี และเสียภาษีนิติบุคคลแยกจากภาษีส่วนตัว การตัดสินใจว่าจะอยู่ในรูปแบบใดขึ้นอยู่กับระดับรายได้ แผนการเติบโต และลักษณะลูกค้าที่ทำงานด้วย การปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อคำนวณเปรียบเทียบจากตัวเลขจริงจึงช่วยให้ตัดสินใจได้แม่นยำกว่าการเดาเอาเองค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

Q: ฟรีแลนซ์ต้องยื่นภาษีปีละครั้งเสมอไปหรือไม่
A: ไม่เสมอไปค่ะ ฟรีแลนซ์ที่มีเงินได้ตามมาตรา 40(5) ถึง (8) อาจมีหน้าที่ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาครึ่งปี (ภ.ง.ด.94) หากเข้าเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด นอกเหนือจากการยื่นแบบประจำปี จึงควรตรวจสอบประเภทและจำนวนเงินได้ของตัวเองให้ถูกต้อง

Q: ฟรีแลนซ์รายได้เท่าไหร่ถึงควรเริ่มพิจารณาจดทะเบียนนิติบุคคล
A: ไม่มีตัวเลขตายตัวค่ะ เพราะขึ้นอยู่กับโครงสร้างค่าใช้จ่าย ลักษณะงาน และเป้าหมายการเติบโตของแต่ละคน แนะนำให้ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อคำนวณเปรียบเทียบจากรายได้และค่าใช้จ่ายจริงก่อนตัดสินใจ

Q: ฟรีแลนซ์ที่มีรายได้สูงแต่ยังไม่จดทะเบียน มีความเสี่ยงอะไรบ้าง
A: หากรายได้ถึงเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนดแต่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ยื่นภาษีให้ถูกต้อง อาจมีความเสี่ยงถูกประเมินภาษีย้อนหลัง รวมถึงเบี้ยปรับและเงินเพิ่มตามกรณีที่กฎหมายกำหนด ควรตรวจสอบสถานะของตัวเองกับสำนักงานบัญชีอย่างสม่ำเสมอ

Q: จดทะเบียนนิติบุคคลแล้ว เปลี่ยนกลับเป็นฟรีแลนซ์แบบเดิมได้ไหม
A: ในทางปฏิบัติทำได้ยากกว่าการเริ่มจากบุคคลธรรมดาแล้วค่อยจดทะเบียนภายหลังค่ะ เพราะมีขั้นตอนทางกฎหมายเกี่ยวกับการเลิกกิจการที่ต้องดำเนินการ จึงควรพิจารณาให้รอบคอบก่อนตัดสินใจจดทะเบียน

Q: ฟรีแลนซ์ที่ทำงานกับลูกค้าต่างประเทศ ต้องพิจารณาเรื่องบัญชีต่างจากนี้ไหม
A: มีรายละเอียดเพิ่มเติมที่ควรพิจารณาค่ะ เช่น เรื่องอัตราแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศและหลักเกณฑ์ภาษีที่เกี่ยวข้องกับเงินได้จากต่างประเทศ แนะนำให้ปรึกษาสำนักงานบัญชีเพื่อตรวจสอบรายละเอียดเฉพาะของแต่ละกรณี

ถ้ากำลังลังเลว่าควรทำงานในนามฟรีแลนซ์ต่อไปหรือถึงเวลาจดทะเบียนธุรกิจแล้ว ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ยินดีช่วยพิจารณาปัจจัยด้านบัญชี ภาษี และรูปแบบธุรกิจที่เหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณก่อนตัดสินใจค่ะ