บัญชีเจ้าหนี้ ลูกหนี้ คืออะไร ทำไมเจ้าของธุรกิจต้องติดตาม

บัญชีลูกหนี้ คือเงินที่ลูกค้ายังค้างชำระให้ธุรกิจจากการขายสินค้าหรือบริการแบบให้เครดิต ส่วนบัญชีเจ้าหนี้ คือเงินที่ธุรกิจยังค้างชำระให้ผู้ขายหรือผู้ให้บริการรายอื่นค่ะ ทั้งสองรายการมีความสำคัญเพราะช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นภาระเงินที่จะได้รับและต้องจ่ายในอนาคต และประเมินผลกระทบต่อกระแสเงินสดและสภาพคล่องของธุรกิจได้ หากลูกหนี้เก็บเงินไม่ได้ตามกำหนดหรือเจ้าหนี้ต้องจ่ายเร็วกว่าที่ควร ธุรกิจอาจเผชิญปัญหาสภาพคล่องได้ แม้ตัวเลขยอดขายและกำไรในงบจะดูดีก็ตาม เจ้าของธุรกิจจึงควรติดตามทั้งสองรายการอย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่ดูแค่ยอดขายหรือกำไรเพียงอย่างเดียวค่ะ

ทำไมเจ้าของธุรกิจมักมองข้ามตัวเลขสองตัวนี้

เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ให้ความสำคัญกับยอดขายและกำไรเป็นหลัก เพราะเป็นตัวเลขที่เห็นได้ชัดเจนและวัดผลได้ทันที ส่วนบัญชีเจ้าหนี้กับบัญชีลูกหนี้มักถูกมองว่าเป็นรายละเอียดทางบัญชีที่ปล่อยให้สำนักงานบัญชีดูแลไปตามหน้าที่

ความจริงคือบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้เป็นตัวเลขที่บอกเรื่องราวสำคัญเกี่ยวกับสุขภาพทางการเงินของธุรกิจที่ยอดขายเพียงอย่างเดียวบอกไม่ได้ค่ะ ยอดขายและกำไรในงบกำไรขาดทุนคำนวณตามเกณฑ์คงค้าง ซึ่งอาจไม่ตรงกับเงินสดที่ธุรกิจมีอยู่จริง การติดตามบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นว่ามีเงินที่ต้องได้รับจากลูกค้าและภาระที่ต้องจ่ายให้คู่ค้าในช่วงใดบ้าง ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญในการวางแผนกระแสเงินสด ธุรกิจที่มียอดขายดีแต่เก็บเงินจากลูกหนี้ไม่ได้ตามกำหนด อาจเผชิญปัญหาขาดสภาพคล่องได้ทั้งที่ตัวเลขในงบกำไรขาดทุนดูสวยงาม

บัญชีลูกหนี้ คืออะไร

บัญชีลูกหนี้ คือรายการที่แสดงยอดเงินที่ลูกค้ายังค้างชำระให้ธุรกิจ เกิดขึ้นเมื่อธุรกิจขายสินค้าหรือให้บริการแบบให้เครดิต คือส่งมอบสินค้าหรือบริการไปก่อน แล้วให้ลูกค้าชำระเงินภายหลังตามระยะเวลาที่ตกลงกัน

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจขายสินค้าให้ลูกค้าองค์กรรายหนึ่งมูลค่าหนึ่งแสนบาท โดยตกลงเงื่อนไขชำระเงินภายในสามสิบวัน ตั้งแต่วันที่ส่งมอบสินค้าจนถึงวันที่ลูกค้าชำระเงินจริง ยอดหนึ่งแสนบาทนี้จะปรากฏเป็นบัญชีลูกหนี้ในงบการเงินของธุรกิจ

ลูกหนี้ที่ค้างชำระนานเกินกำหนดหรือมีความเสี่ยงที่จะเก็บเงินไม่ได้ ถือเป็นสัญญาณที่เจ้าของธุรกิจควรให้ความสนใจเป็นพิเศษ เพราะอาจต้องประเมินความสามารถในการเรียกเก็บเงินและผลกระทบทางบัญชีที่อาจเกิดขึ้น หากไม่สามารถเรียกเก็บได้ในที่สุด

บัญชีเจ้าหนี้ คืออะไร

บัญชีเจ้าหนี้ คือรายการที่แสดงยอดเงินที่ธุรกิจยังค้างชำระให้ผู้ขายสินค้า ผู้ให้บริการ หรือคู่ค้ารายอื่น เกิดขึ้นเมื่อธุรกิจซื้อสินค้าหรือบริการแบบรับเครดิตจากผู้ขาย คือรับสินค้าหรือบริการมาก่อน แล้วชำระเงินภายหลังตามเงื่อนไขที่ตกลงกัน

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจสั่งซื้อวัตถุดิบจากซัพพลายเออร์มูลค่าห้าหมื่นบาท โดยได้รับเงื่อนไขชำระเงินภายในสี่สิบห้าวัน ยอดห้าหมื่นบาทนี้จะปรากฏเป็นบัญชีเจ้าหนี้ในงบการเงินของธุรกิจ จนกว่าจะมีการชำระเงินให้ซัพพลายเออร์เรียบร้อย

การบริหารบัญชีเจ้าหนี้อย่างเหมาะสมอาจช่วยให้ธุรกิจบริหารเงินสดหมุนเวียนได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ก็ต้องระวังไม่ให้ค้างชำระนานเกินไปจนกระทบความสัมพันธ์กับคู่ค้าหรือเสียเครดิตทางธุรกิจ

ทำไมเจ้าของธุรกิจต้องติดตามทั้งสองรายการอย่างใกล้ชิด

ช่วยให้เห็นผลกระทบต่อกระแสเงินสด ยอดขายและกำไรในงบกำไรขาดทุนคำนวณตามเกณฑ์คงค้าง ซึ่งอาจไม่ตรงกับเงินสดที่ธุรกิจมีอยู่จริง การติดตามบัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นว่ามีเงินที่ต้องได้รับจากลูกค้าและภาระที่ต้องจ่ายให้คู่ค้าในช่วงใดบ้าง ซึ่งเป็นข้อมูลสำคัญในการวางแผนกระแสเงินสด

ช่วยป้องกันปัญหาสภาพคล่อง หากลูกหนี้จำนวนมากค้างชำระนานเกินกำหนด ในขณะที่ธุรกิจต้องจ่ายเจ้าหนี้ตามกำหนดเวลาปกติ อาจเกิดช่องว่างของกระแสเงินสดที่ทำให้ธุรกิจขาดเงินหมุนเวียนได้ แม้ยอดขายโดยรวมจะดีอยู่ก็ตาม

ช่วยประเมินความเสี่ยงในการเรียกเก็บเงิน การติดตามอายุของลูกหนี้แต่ละรายอย่างสม่ำเสมอ ช่วยให้เจ้าของธุรกิจพบสัญญาณเตือนก่อนที่ลูกหนี้จะกลายเป็นรายการที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ และสามารถวางแผนติดตามทวงถามได้ทันเวลา

ช่วยรักษาความสัมพันธ์กับคู่ค้า การบริหารบัญชีเจ้าหนี้ให้ชำระตรงตามกำหนดเวลาที่ตกลงกัน ช่วยรักษาความน่าเชื่อถือกับซัพพลายเออร์และคู่ค้า ซึ่งอาจส่งผลต่อเงื่อนไขการค้าที่ดีในอนาคต เช่น วงเงินเครดิตที่มากขึ้นหรือส่วนลดพิเศษ

เป็นข้อมูลสำคัญในการวางแผนธุรกิจ เมื่อรู้ว่าลูกหนี้ส่วนใหญ่ชำระเงินตรงเวลาหรือล่าช้าเป็นประจำ เจ้าของธุรกิจสามารถนำข้อมูลนี้ไปปรับเงื่อนไขการขายหรือคัดกรองลูกค้ารายใหม่ได้แม่นยำขึ้น

สัญญาณที่บ่งบอกว่าควรให้ความสนใจกับบัญชีลูกหนี้เจ้าหนี้มากขึ้น

ลูกหนี้มียอดค้างชำระเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ โดยไม่สอดคล้องกับยอดขายที่เพิ่มขึ้นในอัตราเดียวกัน อาจสะท้อนว่าการเก็บเงินจากลูกค้าเริ่มมีปัญหา

ระยะเวลาเก็บหนี้เฉลี่ยยืดยาวขึ้นเรื่อยๆ เมื่อเทียบกับช่วงก่อนหน้า อาจเป็นสัญญาณว่าลูกค้าเริ่มมีปัญหาการเงินหรือธุรกิจเริ่มหย่อนยานในการติดตามทวงถาม

ธุรกิจต้องกู้ยืมเงินหมุนเวียนบ่อยขึ้น ทั้งที่ยอดขายและกำไรในงบยังดูปกติ อาจเป็นเพราะเงินสดจริงถูกจมอยู่ในบัญชีลูกหนี้ที่ยังเก็บไม่ได้ แม้การกู้เงินหมุนเวียนอาจเกิดจากหลายสาเหตุอื่นได้เช่นกัน เช่น การลงทุนขยายกิจการหรือปัจจัยตามฤดูกาล

วิธีเริ่มติดตามบัญชีเจ้าหนี้ลูกหนี้อย่างเป็นระบบ

ขอรายงานอายุลูกหนี้และรายงานเจ้าหนี้คงค้างจากสำนักงานบัญชีเป็นประจำ เพื่อดูว่าลูกหนี้แต่ละรายค้างชำระมานานเท่าใด และเจ้าหนี้แต่ละรายมีกำหนดชำระเมื่อใด

กำหนดเงื่อนไขการให้เครดิตลูกค้าที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น พร้อมติดตามทวงถามอย่างสม่ำเสมอเมื่อใกล้ครบกำหนดหรือเลยกำหนดชำระ

วางแผนการชำระเงินให้เจ้าหนี้ให้สอดคล้องกับกระแสเงินสดที่คาดว่าจะได้รับจากลูกหนี้ เพื่อบริหารเงินสดหมุนเวียนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทบทวนเงื่อนไขการให้เครดิตกับลูกค้าเป็นระยะ โดยเฉพาะลูกค้าที่มีประวัติชำระเงินล่าช้าบ่อยครั้ง เพื่อไม่ให้กำหนดเครดิตนานเกินไปจนกระทบสภาพคล่อง

ปรึกษาสำนักงานบัญชีเมื่อพบว่าลูกหนี้หรือเจ้าหนี้มีแนวโน้มผิดปกติ เพื่อวางแผนรับมือได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ก่อนที่ปัญหาจะลุกลาม

Forward ช่วยจัดทำและวิเคราะห์ข้อมูลบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ เพื่อให้ธุรกิจเห็นภาพยอดค้างชำระและภาระที่ต้องจ่ายได้ชัดเจนขึ้น พร้อมให้คำแนะนำในการบริหารกระแสเงินสดให้เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจของแต่ละรายค่ะ

บัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้เป็นตัวเลขสำคัญที่ช่วยให้เห็นผลกระทบต่อกระแสเงินสดของธุรกิจ ซึ่งยอดขายและกำไรในงบกำไรขาดทุนเพียงอย่างเดียวไม่สามารถบอกได้ครบถ้วน การติดตามทั้งสองรายการอย่างสม่ำเสมอช่วยให้เจ้าของธุรกิจป้องกันปัญหาสภาพคล่อง ประเมินความเสี่ยงในการเรียกเก็บเงิน และรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับคู่ค้าได้ ธุรกิจที่เติบโตอย่างมั่นคงจึงไม่ใช่แค่ธุรกิจที่ขายดี แต่ต้องบริหารจัดการเจ้าหนี้และลูกหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

Q: ธุรกิจขนาดเล็กที่ขายเงินสดเป็นหลัก ยังต้องติดตามบัญชีลูกหนี้เจ้าหนี้ไหม
A: ยังควรติดตามค่ะ แม้ธุรกิจจะขายเงินสดเป็นหลักและมีบัญชีลูกหนี้น้อย แต่ส่วนใหญ่ยังมีบัญชีเจ้าหนี้จากการซื้อวัตถุดิบหรือค่าใช้จ่ายที่รับเครดิตจากซัพพลายเออร์ การติดตามช่วยให้บริหารกระแสเงินสดได้ดีขึ้น

Q: ลูกหนี้ค้างชำระนานแค่ไหนถึงควรเริ่มกังวล
A: ไม่มีจำนวนวันที่ตายตัวสำหรับทุกธุรกิจค่ะ ควรพิจารณาประกอบกับเงื่อนไขเครดิตที่ตกลงกันไว้ ประวัติการชำระของลูกค้า อายุของลูกหนี้ มูลค่าหนี้ และความสามารถในการชำระของลูกค้าแต่ละราย หากพบสัญญาณผิดปกติควรเริ่มติดตามทวงถามอย่างจริงจัง

Q: ควรให้เครดิตลูกค้ากี่วันถึงจะเหมาะสม
A: ไม่มีคำตอบตายตัวค่ะ ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจ อุตสาหกรรม และความสัมพันธ์กับลูกค้าแต่ละราย ควรพิจารณาจากกระแสเงินสดของธุรกิจตัวเองประกอบ เพื่อไม่ให้ให้เครดิตนานเกินจนกระทบสภาพคล่อง

Q: สำนักงานบัญชีช่วยติดตามลูกหนี้เจ้าหนี้ให้ได้หรือไม่
A: สำนักงานบัญชีสามารถจัดทำรายงานอายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ให้เห็นภาพรวมได้ค่ะ แต่การติดตามทวงถามลูกหนี้โดยตรงมักยังเป็นหน้าที่ของธุรกิจเอง ทั้งนี้ควรตรวจสอบขอบเขตบริการกับสำนักงานบัญชีที่ใช้อยู่ว่าครอบคลุมส่วนใดบ้าง

ถ้าธุรกิจของใครยังไม่มั่นใจว่าบัญชีเจ้าหนี้ลูกหนี้อยู่ในสถานะที่ดีหรือไม่ ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ยินดีช่วยจัดทำและวิเคราะห์ข้อมูลให้เหมาะกับธุรกิจของคุณค่ะ