Cloud Accounting คืออะไร ทำไม SME ไทยควรรู้จัก

Cloud Accounting คือระบบบัญชีที่ทำงานบนอินเทอร์เน็ตแทนที่จะติดตั้งอยู่บนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวค่ะ เจ้าของธุรกิจและสำนักงานบัญชีสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอุปกรณ์ใดก็ได้ที่มีอินเทอร์เน็ต ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์ ลดความผิดพลาดจากการส่งไฟล์ไปมา และช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นสถานะการเงินได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องรอปลายปีค่ะ

ทำไมคำนี้ถึงได้ยินบ่อยขึ้นในช่วงนี้

ไม่กี่ปีที่ผ่านมาคำว่า Cloud Accounting แทบจะไม่มีใครพูดถึงในวงการธุรกิจ SME ไทยค่ะ แต่ปัจจุบันสำนักงานบัญชีหลายแห่งเริ่มปรับมาใช้ระบบนี้มากขึ้น และเจ้าของธุรกิจที่เคยชินกับการส่งเอกสารกระดาษหรือไฟล์ผ่านไลน์ก็เริ่มตั้งคำถามว่ามันคืออะไรและจำเป็นต้องปรับตัวไหม

สาเหตุหลักที่ทำให้ Cloud Accounting เป็นที่พูดถึงมากขึ้นมาจากหลายปัจจัยค่ะ ทั้งการที่ธุรกิจไทยเปลี่ยนมาดำเนินงานในรูปแบบออนไลน์มากขึ้น การที่กรมสรรพากรผลักดันระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และความต้องการของเจ้าของธุรกิจที่อยากเห็นตัวเลขของธุรกิจตัวเองได้แบบเรียลไทม์ ไม่ใช่รอให้ถึงปลายปีค่อยรู้ค่ะ

Cloud Accounting ต่างจากระบบบัญชีแบบเดิมอย่างไร

เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น ลองเปรียบเทียบวิธีทำงานของสองระบบนี้ค่ะ

ระบบบัญชีแบบเดิมทำงานโดยติดตั้งโปรแกรมบนคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่งค่ะ ข้อมูลเก็บอยู่ในเครื่องนั้น ถ้าอยากดูข้อมูลต้องนั่งหน้าเครื่องนั้น ถ้าอยากส่งข้อมูลให้สำนักงานบัญชีต้องส่งไฟล์ผ่านอีเมลหรือ USB และถ้าเครื่องเสียหรือข้อมูลหายก็อาจไม่มีสำรองค่ะ

Cloud Accounting ทำงานต่างออกไปค่ะ ทุกอย่างอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่ผู้ให้บริการดูแล เจ้าของธุรกิจเข้าใช้งานผ่านบราวเซอร์หรือแอปพลิเคชัน สำนักงานบัญชีก็เข้าถึงข้อมูลชุดเดียวกันแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องส่งไฟล์ไปมา และข้อมูลสำรองอัตโนมัติตลอดเวลาค่ะ

ประโยชน์ที่เจ้าของธุรกิจได้รับจริงๆ

สิ่งที่ทำให้ Cloud Accounting น่าสนใจสำหรับเจ้าของธุรกิจ SME ไม่ใช่แค่เรื่องของเทคโนโลยีค่ะ แต่เป็นเรื่องของสิ่งที่ได้รับในชีวิตจริงค่ะ

เห็นตัวเลขธุรกิจได้ตลอดเวลา ไม่ต้องรอให้สิ้นเดือนหรือสิ้นปีค่อยรู้ว่ากำไรเท่าไหร่ค่ะ เจ้าของธุรกิจที่ใช้ Cloud Accounting สามารถเปิดโทรศัพท์ดูยอดรายรับรายจ่าย กำไรขาดทุนคร่าวๆ หรือสถานะเงินสดได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

ลดงานเอกสารที่ซ้ำซ้อน ระบบ Cloud Accounting หลายแห่งสามารถเชื่อมต่อกับบัญชีธนาคารและดึงรายการเดินบัญชีเข้ามาอัตโนมัติค่ะ ลดการกรอกข้อมูลซ้ำและลดโอกาสผิดพลาดจากการพิมพ์ผิด

ทำงานร่วมกับสำนักงานบัญชีได้ง่ายขึ้น แทนที่จะต้องถ่ายรูปใบเสร็จส่งทางไลน์หรือรวบรวมเอกสารส่งปลายเดือน เจ้าของธุรกิจสามารถอัปโหลดเอกสารเข้าระบบได้ทันทีค่ะ สำนักงานบัญชีก็เห็นข้อมูลพร้อมกันแบบเรียลไทม์

ข้อมูลปลอดภัยกว่าเก็บในเครื่อง ถ้าคอมพิวเตอร์เสีย ถูกขโมย หรือมีไฟไหม้ ข้อมูลที่อยู่บนคลาวด์ยังคงอยู่ครบค่ะ ผู้ให้บริการที่ดีจะมีระบบสำรองข้อมูลและความปลอดภัยที่สูงกว่าการเก็บข้อมูลในเครื่องของตัวเองมาก

ใครเหมาะกับ Cloud Accounting บ้าง

Cloud Accounting ไม่ได้เหมาะกับทุกธุรกิจในทุกช่วงเวลาค่ะ แต่โดยทั่วไปธุรกิจที่มักได้ประโยชน์มากที่สุดมีลักษณะดังนี้

ธุรกิจที่เจ้าของหรือทีมทำงานจากหลายสถานที่ ไม่ได้นั่งอยู่ที่สำนักงานเดียวกันตลอดเวลาค่ะ ธุรกิจที่มีรายการเอกสารเยอะและต้องการลดเวลาในการรวบรวมส่งสำนักงานบัญชี และธุรกิจที่เจ้าของอยากติดตามตัวเลขการเงินได้เองโดยไม่ต้องรอให้นักบัญชีสรุปให้ทุกครั้งค่ะ

ในทางกลับกัน ธุรกิจที่เพิ่งเริ่มต้นและรายการยังน้อยมาก หรือธุรกิจที่อยู่ในพื้นที่ที่อินเทอร์เน็ตไม่เสถียร อาจยังไม่ได้ประโยชน์เต็มที่จากระบบนี้ในช่วงแรกค่ะ

สิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนเปลี่ยนมาใช้

การเปลี่ยนมาใช้ Cloud Accounting ไม่ใช่แค่การเลือกซื้อโปรแกรมใหม่ค่ะ แต่มีสิ่งที่ต้องคิดพิจารณาด้วย

ความสอดคล้องกับสำนักงานบัญชีที่ใช้อยู่ ถ้าสำนักงานบัญชีที่ดูแลอยู่ยังทำงานในระบบเดิม การเปลี่ยนมาใช้ Cloud Accounting เพียงฝ่ายเดียวอาจทำให้ต้องทำงานซ้ำซ้อนค่ะ ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีก่อนเสมอว่าใช้ระบบอะไรและสามารถทำงานร่วมกันได้ไหม

ค่าใช้จ่ายรายเดือน Cloud Accounting ส่วนใหญ่คิดค่าบริการรายเดือนหรือรายปีค่ะ ซึ่งต่างจากการซื้อโปรแกรมครั้งเดียว ควรคำนวณว่าคุ้มค่ากับสิ่งที่ได้รับหรือเปล่า

การโอนย้ายข้อมูลเดิม ถ้ามีข้อมูลบัญชีเก่าอยู่แล้ว การโอนย้ายเข้าระบบใหม่ต้องการเวลาและการวางแผนค่ะ ควรปรึกษาผู้ให้บริการและสำนักงานบัญชีเพื่อให้กระบวนการนี้ราบรื่นที่สุด

ทิศทางที่กำลังเกิดขึ้นในไทย

กรมสรรพากรไทยกำลังผลักดันระบบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) มากขึ้นเรื่อยๆ ค่ะ ซึ่งทำให้ธุรกิจที่ยังใช้กระดาษต้องปรับตัวไม่ช้าก็เร็ว ระบบ Cloud Accounting ที่ดีจะรองรับการออกและรับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยตรง ทำให้กระบวนการยื่นภาษีราบรื่นขึ้นมากค่ะ

Forward เป็นหนึ่งในสำนักงานบัญชีดิจิทัลที่ออกแบบระบบการทำงานให้รองรับการทำงานบนคลาวด์ตั้งแต่แรก ทั้งการรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การรายงานผลแบบเรียลไทม์ และการแจ้งเตือนกำหนดการภาษีล่วงหน้า ทำให้เจ้าของธุรกิจไม่ต้องรอให้ถึงปลายปีค่อยรู้ว่าธุรกิจเป็นอย่างไรค่ะ

Cloud Accounting ไม่ใช่แค่เทรนด์เทคโนโลยีที่ผ่านมาแล้วผ่านไปค่ะ แต่กำลังกลายเป็นมาตรฐานใหม่ของการทำบัญชีสำหรับธุรกิจ SME ที่ต้องการความคล่องตัวและข้อมูลที่แม่นยำ เจ้าของธุรกิจที่เข้าใจและปรับตัวได้เร็วกว่าจะได้เปรียบในการบริหารและตัดสินใจได้ดีกว่าคนที่รอให้ถึงปลายปีค่อยรู้ว่าธุรกิจตัวเองเป็นอย่างไรค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

Q: Cloud Accounting ปลอดภัยไหม ข้อมูลจะหายไหม?
A: ผู้ให้บริการ Cloud Accounting ที่น่าเชื่อถือมักมีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติและระบบความปลอดภัยที่สูงกว่าการเก็บข้อมูลในเครื่องของตัวเองค่ะ แต่ควรเลือกผู้ให้บริการที่มีชื่อเสียงและตรวจสอบนโยบายความปลอดภัยก่อนใช้งานเสมอ

Q: ต้องมีความรู้ด้านไอทีมากไหมถึงใช้ Cloud Accounting ได้?
A: ไม่จำเป็นค่ะ ระบบ Cloud Accounting ส่วนใหญ่ออกแบบมาให้ใช้งานง่ายผ่านหน้าจอที่เข้าใจได้โดยไม่ต้องมีพื้นฐานด้านไอที สิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจกับสำนักงานบัญชีว่าต้องใช้งานระบบอย่างไรร่วมกันค่ะ

Q: ถ้าอินเทอร์เน็ตหลุดจะเกิดอะไรขึ้น?
A: ระบบ Cloud Accounting ต้องการอินเทอร์เน็ตในการทำงานค่ะ ถ้าอินเทอร์เน็ตหลุดก็จะเข้าใช้งานไม่ได้ชั่วคราว แต่ข้อมูลทั้งหมดยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์และไม่สูญหายค่ะ บางระบบมีโหมดออฟไลน์ที่ทำงานได้บางส่วนและซิงก์ข้อมูลเมื่ออินเทอร์เน็ตกลับมาค่ะ

Q: สำนักงานบัญชีต้องใช้ Cloud Accounting เดียวกับที่เราใช้ไหม?
A: ขึ้นอยู่กับสำนักงานบัญชีแต่ละแห่งค่ะ บางแห่งมีระบบของตัวเองที่รองรับการทำงานร่วมกัน บางแห่งอาจแนะนำโปรแกรมเฉพาะ ควรคุยกับสำนักงานบัญชีก่อนตัดสินใจเลือกระบบเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นค่ะ

ถ้าอยากรู้ว่าระบบของ Forward รองรับการทำงานแบบดิจิทัลได้อย่างไรบ้าง ปรึกษาได้เลยค่ะ ยินดีช่วยวางระบบให้เหมาะกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะค่ะ