เจ้าของธุรกิจควรรู้อะไรบ้างก่อนคุยกับนักบัญชี

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจควรรู้ก่อนคุยกับนักบัญชีมี 4 เรื่องหลัก ได้แก่ ลักษณะธุรกิจและรูปแบบรายได้ของตัวเอง รอบบัญชีและกำหนดการภาษีที่เกี่ยวข้อง เอกสารพื้นฐานที่มีอยู่ในมือ และคำถามที่อยากได้คำตอบจากนักบัญชี การเตรียมตัวให้พร้อมทำให้การคุยมีประสิทธิภาพกว่า ได้ข้อมูลที่ตรงกับสิ่งที่ต้องการจริง ๆ และไม่ต้องนัดคุยซ้ำหลายรอบค่ะ

ทำไมเจ้าของธุรกิจหลายคนถึงรู้สึกอึดอัดตอนคุยกับนักบัญชี

เจ้าของธุรกิจจำนวนไม่น้อยรู้สึกไม่มั่นใจทุกครั้งที่ต้องนัดคุยกับนักบัญชีค่ะ บางคนกลัวถามคำถามที่ดูโง่เกินไป บางคนไม่รู้ว่าควรเตรียมอะไรมาบ้าง และบางคนคุยเสร็จแล้วก็ยังงงอยู่เหมือนเดิมเพราะได้รับคำตอบที่ใช้ศัพท์เทคนิคมากเกินไป

ความจริงคือนักบัญชีที่ดีพร้อมอธิบายเสมอค่ะ แต่ถ้าเจ้าของธุรกิจเข้าใจพื้นฐานบางอย่างก่อน การคุยจะมีประสิทธิภาพกว่ามาก ได้คำตอบที่ตรงกับสิ่งที่ต้องการจริง ๆ และประหยัดเวลาของทั้งสองฝ่ายค่ะ

เรื่องที่ 1 รู้จักธุรกิจของตัวเองให้ชัดเจน

ก่อนคุยกับนักบัญชี เจ้าของธุรกิจควรสามารถอธิบายธุรกิจของตัวเองได้อย่างกระชับและชัดเจนค่ะ ฟังดูง่าย แต่หลายคนพอถูกถามจริงๆ กลับอธิบายได้ไม่ครบถ้วน

สิ่งที่นักบัญชีต้องการรู้เพื่อให้คำแนะนำได้ถูกต้องมีดังนี้ค่ะ

• ธุรกิจขายสินค้าหรือให้บริการ หรือทั้งสองอย่าง

• รูปแบบการรับเงิน เช่น รับเงินสด โอนเงิน หรือให้เครดิต

• มีพนักงานประจำกี่คน หรือใช้ฟรีแลนซ์เป็นหลัก

• ซื้อสินค้าหรือวัตถุดิบจากใคร และจ่ายเงินรูปแบบไหน

• รายได้ต่อเดือนโดยประมาณอยู่ที่เท่าไหร่

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้นักบัญชีประเมินได้ว่าธุรกิจมีภาระภาษีประเภทไหนบ้าง และต้องวางระบบบัญชีอย่างไรให้เหมาะสมค่ะ

เรื่องที่ 2 เข้าใจคำศัพท์พื้นฐานที่จะได้ยินบ่อย

ไม่จำเป็นต้องรู้ลึกเท่านักบัญชีค่ะ แต่การเข้าใจคำศัพท์พื้นฐานบางคำจะทำให้การคุยราบรื่นกว่ามาก

• รอบบัญชี คือช่วงเวลาที่บริษัทใช้นับรายรับรายจ่าย โดยทั่วไปมีระยะเวลา 12 เดือน ซึ่งหลายบริษัทกำหนดเป็นวันที่ 1 มกราคม–31 ธันวาคม แต่บริษัทสามารถกำหนดวันสิ้นรอบบัญชีเป็นวันอื่นได้ตามกฎหมาย

• ภาษีหัก ณ ที่จ่าย คือภาษีที่บริษัทต้องหักจากเงินที่จ่ายให้ผู้อื่นบางประเภทแล้วนำส่งกรมสรรพากร

• VAT คือภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% สำหรับผู้ประกอบการที่มีหน้าที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยทั่วไปเมื่อมีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการเกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี จะต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มตามกฎหมายค่ะ

• งบการเงิน คือรายงานสรุปสถานะทางการเงินของบริษัทในรอบปีบัญชี ประกอบด้วยงบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และงบกระแสเงินสด

• CPA คือผู้สอบบัญชีรับอนุญาตที่ตรวจสอบและแสดงความเห็นต่องบการเงิน ก่อนที่บริษัทจะนำงบการเงินไปยื่นต่อหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตามกฎหมายค่ะ

รู้แค่นี้ก็เพียงพอที่จะคุยกับนักบัญชีได้อย่างมั่นใจแล้วค่ะ

เรื่องที่ 3 เตรียมเอกสารที่มีอยู่ในมือให้พร้อม

การนำเอกสารที่เกี่ยวข้องมาด้วยทุกครั้งช่วยให้นักบัญชีเห็นภาพรวมของธุรกิจได้เร็วขึ้นค่ะ เอกสารที่ควรเตรียมในการคุยครั้งแรกมีดังนี้

• หนังสือรับรองบริษัท เพื่อให้นักบัญชีทราบข้อมูลพื้นฐานของบริษัท

• รายการเดินบัญชี (Bank Statement) ย้อนหลัง อย่างน้อย 3 เดือน เพื่อให้เห็นรูปแบบรายรับรายจ่าย

• ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จที่มีอยู่ ทั้งฝั่งรายรับและรายจ่าย

• เอกสารภาษีที่เคยยื่นไปแล้ว หากเคยยื่นภาษีมาก่อน

• สัญญาสำคัญ เช่น สัญญาเช่า สัญญากับลูกค้าหลัก หรือสัญญาจ้างพนักงาน

ถ้ายังไม่มีเอกสารเหล่านี้ครบก็ไม่เป็นไรค่ะ แค่บอกนักบัญชีตรงๆ ว่ามีอะไรบ้างและขาดอะไร เขาจะแนะนำขั้นตอนต่อไปให้เองค่ะ

เรื่องที่ 4 เตรียมคำถามที่อยากได้คำตอบ

หนึ่งในสิ่งที่ทำให้การคุยกับนักบัญชีไม่ได้ประโยชน์เต็มที่คือการไม่ได้เตรียมคำถามมาค่ะ คุยเสร็จแล้วพึ่งนึกได้ว่ามีเรื่องสำคัญที่ยังไม่ได้ถาม

คำถามที่เจ้าของธุรกิจควรถามนักบัญชีในการคุยครั้งแรกมีดังนี้ค่ะ

• ธุรกิจของเราต้องยื่นภาษีประเภทไหนบ้าง และมีกำหนดเมื่อไหร่

• ต้องส่งเอกสารอะไรให้ทุกเดือน และส่งผ่านช่องทางไหน

• ขอบเขตบริการที่ได้รับครอบคลุมอะไรบ้าง และอะไรที่ต้องจ่ายเพิ่ม

• หากมีคำถามเร่งด่วนสามารถติดต่อได้ผ่านช่องทางไหนและภายในเวลาเท่าไหร่

• มีอะไรที่เจ้าของธุรกิจควรระวังหรือเตรียมการล่วงหน้าบ้าง

เรื่องที่ 5 รู้ว่าตัวเองต้องการอะไรจากนักบัญชี

สิ่งที่หลายคนมองข้ามคือการนึกให้ชัดก่อนว่าตัวเองต้องการอะไรจากการจ้างนักบัญชีค่ะ เพราะสำนักงานบัญชีแต่ละแห่งมีขอบเขตบริการที่ต่างกัน

บางคนต้องการแค่ให้ยื่นภาษีให้ตรงเวลา บางคนต้องการคำปรึกษาด้านการวางแผนภาษี และบางคนต้องการระบบบัญชีที่ช่วยให้ติดตามตัวเลขได้ตลอดเวลา ความต้องการที่ต่างกันนำไปสู่การเลือกสำนักงานบัญชีที่เหมาะสมต่างกันด้วยค่ะ

การบอกให้ชัดตั้งแต่แรกว่าต้องการอะไรจะช่วยให้นักบัญชีออกแบบบริการได้ตรงกับความต้องการจริง ๆ และไม่ต้องเสียเงินกับบริการที่ไม่ได้ใช้ค่ะ

สิ่งที่ไม่ต้องกังวลเลย

เจ้าของธุรกิจหลายคนกังวลว่าตัวเองรู้เรื่องบัญชีน้อยเกินไปจนรู้สึกเขินที่จะถามค่ะ แต่ความจริงคือนักบัญชีที่ดีคุ้นเคยกับการอธิบายเรื่องซับซ้อนให้คนที่ไม่มีพื้นฐานเข้าใจได้เสมอ ไม่มีคำถามไหนที่โง่เกินไปสำหรับการคุยกับนักบัญชีค่ะ

Forward ออกแบบการทำงานให้เจ้าของธุรกิจสามารถถามคำถามได้ทุกเรื่องโดยไม่ต้องกังวลว่าจะดูไม่เข้าใจ ทีมงานพร้อมอธิบายให้เข้าใจง่ายเสมอ เพราะเชื่อว่าเจ้าของธุรกิจที่เข้าใจตัวเลขของตัวเองคือเจ้าของธุรกิจที่บริหารได้ดีกว่าค่ะ

การคุยกับนักบัญชีจะได้ประโยชน์สูงสุดเมื่อเจ้าของธุรกิจเตรียมตัวมาอย่างดีค่ะ รู้จักธุรกิจของตัวเอง เข้าใจคำศัพท์พื้นฐาน เตรียมเอกสาร มีคำถามชัดเจน และรู้ว่าต้องการอะไรจากนักบัญชี สิ่งเหล่านี้ไม่ต้องใช้เวลาเตรียมมาก แต่ทำให้การคุยทุกครั้งมีคุณค่ากว่าเดิมมากค่ะ

คำถามที่พบบ่อย
Q: ครั้งแรกที่คุยกับนักบัญชีควรใช้เวลานานแค่ไหน?
A: โดยทั่วไปประมาณ 30–60 นาทีค่ะ เพียงพอสำหรับการอธิบายธุรกิจ ถามคำถามสำคัญ และรับทราบขั้นตอนที่ต้องทำต่อไป หากเตรียมตัวมาดีอาจใช้เวลาน้อยกว่านั้นค่ะ

Q: ถ้าธุรกิจเพิ่งเริ่มต้น ยังไม่มีรายได้เลย ควรคุยกับนักบัญชีเลยไหม?
A: ควรคุยตั้งแต่แรกเลยค่ะ เพราะมีหลายเรื่องที่ต้องวางแผนตั้งแต่วันแรก เช่น รอบบัญชีที่เหมาะสม การเปิดบัญชีธนาคารบริษัท และระบบเก็บเอกสารที่ถูกต้อง การเริ่มต้นถูกต้องตั้งแต่แรกประหยัดปัญหาได้มากในอนาคตค่ะ

Q: ถ้าไม่เข้าใจสิ่งที่นักบัญชีอธิบาย ควรทำอย่างไร?
A: ถามซ้ำได้เลยค่ะ ไม่มีอะไรต้องเขินเลย ถ้านักบัญชีใช้ศัพท์ที่ไม่เข้าใจก็ขอให้อธิบายใหม่ด้วยภาษาที่ง่ายกว่าได้เสมอ เพราะสุดท้ายแล้วเจ้าของธุรกิจต้องเข้าใจในสิ่งที่เกิดขึ้นกับบัญชีของตัวเองค่ะ

Q: ควรเปลี่ยนนักบัญชีถ้ารู้สึกว่าคุยกันไม่รู้เรื่องไหม?
A: ได้ค่ะ การสื่อสารที่ดีคือหัวใจของความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าของธุรกิจกับนักบัญชี หากรู้สึกว่าไม่ได้รับคำอธิบายที่เข้าใจได้หรือติดต่อยาก นั่นอาจเป็นสัญญาณว่าถึงเวลาต้องมองหาสำนักงานบัญชีที่เหมาะกับตัวเองมากกว่าค่ะ

ถ้าอยากมีนักบัญชีที่คุยแล้วเข้าใจง่ายและดูแลธุรกิจได้จริง ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ยินดีช่วยวางระบบให้เหมาะกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะค่ะ