เอกสารที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน มีอะไรบ้าง

เอกสารหลักที่ต้องส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน ได้แก่ ใบกำกับภาษีซื้อและขาย ใบเสร็จรับเงิน สลิปโอนเงินหรือหลักฐานการชำระ รายการเดินบัญชีธนาคาร และเอกสารการจ่ายเงินเดือนพนักงาน การส่งเอกสารครบถ้วนและตรงเวลาคือปัจจัยสำคัญที่ทำให้บัญชีถูกต้องและยื่นภาษีได้ทันกำหนดค่ะ

เรื่องที่เจ้าของธุรกิจหลายคนไม่รู้ตอนเริ่มต้น

หนึ่งในความสับสนที่เจ้าของธุรกิจมือใหม่เจอบ่อยที่สุดคือ จ้างสำนักงานบัญชีไปแล้ว แต่ไม่รู้ว่าต้องทำอะไรต่อ บางคนคิดว่าจ้างแล้วก็จบ ไม่ต้องทำอะไรเพิ่ม แต่ความจริงคือสำนักงานบัญชีต้องการข้อมูลจากธุรกิจทุกเดือนเพื่อบันทึกบัญชีและยื่นภาษีได้อย่างถูกต้องค่ะ

ถ้าส่งเอกสารช้า ส่งไม่ครบ หรือส่งผิดประเภท สิ่งที่ตามมาคือบัญชีที่ไม่สมบูรณ์ ภาษีที่คำนวณผิดพลาด และความเสี่ยงที่จะยื่นแบบไม่ทันกำหนด ซึ่งทั้งหมดนี้ส่งผลกระทบโดยตรงต่อธุรกิจค่ะ

เอกสารหมวดรายได้

เอกสารในหมวดนี้คือหลักฐานที่แสดงว่าธุรกิจมีรายรับจากที่ไหนบ้างในแต่ละเดือน สำนักงานบัญชีต้องการข้อมูลนี้เพื่อบันทึกรายได้และคำนวณ VAT ที่ต้องนำส่งกรมสรรพากรค่ะ

• ใบกำกับภาษีขาย ออกให้ลูกค้าทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือบริการ ต้องมีครบทุกใบไม่มีข้าม

• ใบเสร็จรับเงิน สำหรับธุรกิจที่ยังไม่ได้จดทะเบียน VAT หรือไม่ได้อยู่ในระบบ VAT

• หลักฐานการรับชำระเงิน เช่น สลิปโอนเงิน หลักฐานการรับ QR Code หรือยอดขายจากระบบ POS

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจมักทำพลาดคือออกใบกำกับภาษีแล้วเก็บไม่ครบ หรือลืมส่งให้สำนักงานบัญชีบางเดือน ซึ่งทำให้ยอดรายได้ในบัญชีไม่ตรงกับความเป็นจริงค่ะ

เอกสารหมวดค่าใช้จ่าย

เอกสารในหมวดนี้สำคัญมากเพราะส่งผลโดยตรงต่อกำไรสุทธิทางภาษีของบริษัท ค่าใช้จ่ายที่มีเอกสารครบถ้วนและถูกต้องเท่านั้นที่จะนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ค่ะ

• ใบกำกับภาษีซื้อ จากผู้ขายสินค้าหรือให้บริการที่จด VAT ต้องมีชื่อบริษัทถูกต้องและครบทุกช่อง

• ใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าอินเทอร์เน็ต

• ใบสำคัญจ่าย เป็นเอกสารภายในที่ใช้ประกอบการจ่ายเงิน โดยควรมีหลักฐานอื่น เช่น ใบแจ้งหนี้ สัญญา หรือหลักฐานการโอนเงินแนบประกอบ

• สัญญาต่างๆ เช่น สัญญาเช่าสำนักงาน สัญญาจ้างบริการ ที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายในเดือนนั้น

ข้อควรระวังคือใบกำกับภาษีซื้อที่ชื่อบริษัทผิด หรือที่อยู่ไม่ตรง ควรติดต่อผู้ออกเอกสารให้แก้ไขก่อนนำส่งสำนักงานบัญชีค่ะ

เอกสารหมวดธนาคาร

รายการเดินบัญชีธนาคารคือเอกสารที่สำนักงานบัญชีใช้ตรวจสอบความถูกต้องของบัญชีทั้งหมด เพราะทุกรายการรับจ่ายของธุรกิจควรสะท้อนอยู่ในบัญชีธนาคารค่ะ

• Statement บัญชีธนาคาร ของทุกบัญชีที่ใช้ในธุรกิจ ทั้งบัญชีหลักและบัญชีสำรอง

• หลักฐานการโอนเงิน สำหรับรายการที่ไม่มีเอกสารประกอบอื่น เช่น การจ่ายค่าจ้างผู้รับเหมา

• สมุดเงินสด ในกรณีที่ธุรกิจยังมีการรับจ่ายเงินสดอยู่

สิ่งที่ทำให้นักบัญชีทำงานยากที่สุดคือเมื่อยอดเงินในบัญชีธนาคารไม่ตรงกับเอกสารที่ส่งมา ทำให้ต้องเสียเวลาตรวจสอบย้อนหลังซึ่งอาจกระทบกำหนดการยื่นภาษีในเดือนนั้นได้ค่ะ

เอกสารหมวดพนักงาน

ธุรกิจที่มีพนักงานต้องส่งเอกสารเพิ่มเติมในส่วนนี้ทุกเดือน เพราะสำนักงานบัญชีต้องคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายและเงินสมทบประกันสังคมให้ถูกต้องค่ะ

• รายชื่อพนักงานและยอดเงินเดือน พร้อมข้อมูลการเปลี่ยนแปลงหากมีพนักงานเข้าออกในเดือนนั้น

• หลักฐานการจ่ายเงินเดือน เช่น สลิปโอนเงินหรือรายการจ่ายจากระบบ

• เอกสารค่าล่วงเวลาหรือโบนัส หากมีการจ่ายเพิ่มเติมนอกเหนือจากเงินเดือนปกติ

การส่งข้อมูลพนักงานช้าหรือไม่ครบมักทำให้การยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 และการนำส่งเงินประกันสังคมเกินกำหนด ซึ่งมีค่าปรับตามมาค่ะ

เอกสารอื่นๆ ที่ควรส่งเพิ่มเติม

นอกจากเอกสารหลักข้างต้น ยังมีเอกสารบางประเภทที่ควรส่งให้สำนักงานบัญชีรับทราบด้วย เช่น

• ใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระ ทั้งที่ธุรกิจค้างจ่ายและที่ลูกค้าค้างชำระ

• เอกสารซื้อหรือขายสินทรัพย์ เช่น คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สำนักงาน รถยนต์

• สัญญากู้ยืมเงิน หากมีการกู้ยืมระหว่างกรรมการกับบริษัทหรือจากสถาบันการเงิน

ส่งเอกสารยังไงให้ง่ายและไม่ตกหล่น

ปัญหาของเจ้าของธุรกิจหลายคนไม่ได้อยู่ที่ไม่รู้ว่าต้องส่งอะไร แต่อยู่ที่การจัดการเอกสารในชีวิตจริงที่กระจัดกระจาย ใบกำกับภาษีบางใบอยู่ในกระเป๋า บางใบอยู่ในอีเมล บางใบอยู่ในไลน์กับซัพพลายเออร์

สำนักงานบัญชีดิจิทัลอย่าง Forward แก้ปัญหานี้ด้วยระบบที่ให้เจ้าของธุรกิจอัปโหลดเอกสารผ่านช่องทางเดียว ไม่ว่าจะเป็นภาพถ่าย ไฟล์ PDF หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจะจัดเก็บและแจ้งเตือนเมื่อเอกสารยังขาดอยู่ ทำให้ไม่มีอะไรตกหล่นและไม่ต้องกังวลว่าจะส่งไม่ทันกำหนดค่ะ

เอกสารที่ส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือนแบ่งออกเป็น 4 หมวดหลัก ได้แก่ เอกสารรายได้ ค่าใช้จ่าย ธนาคาร และพนักงาน การส่งครบถ้วนและตรงเวลาไม่ใช่แค่เรื่องระเบียบ แต่คือปัจจัยที่ทำให้บัญชีถูกต้อง ภาษีไม่พลาด และธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่นค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

Q: ถ้าส่งเอกสารไม่ครบจะเกิดอะไรขึ้น?
A: สำนักงานบัญชีจะไม่สามารถบันทึกบัญชีได้ครบถ้วน อาจทำให้ยื่นภาษีพลาดกำหนดหรือคำนวณตัวเลขผิดพลาดได้ค่ะ ในบางกรณีอาจต้องแก้ไขย้อนหลังซึ่งเสียทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

Q: ต้องส่งเอกสารตัวจริงหรือแค่สำเนาก็พอ?
A: ขึ้นอยู่กับสำนักงานบัญชีที่ใช้ค่ะ สำนักงานบัญชีดิจิทัลส่วนใหญ่รับไฟล์ภาพหรือ PDF ได้เลย แต่ควรตรวจสอบให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นว่าสำนักงานบัญชีที่ใช้อยู่ต้องการรูปแบบใด

Q: ส่งเอกสารช้าได้ไหม ถ้าเดือนนั้นยุ่งมาก?
A: ยิ่งส่งช้า ยิ่งเสี่ยงค่ะ เพราะสำนักงานบัญชีมีกำหนดยื่นภาษีที่ตายตัวในแต่ละเดือน ถ้าได้รับเอกสารช้าเกินไปก็อาจไม่มีเวลาตรวจสอบให้ครบถ้วนก่อนยื่น ควรตกลงกับสำนักงานบัญชีตั้งแต่ต้นว่าต้องส่งภายในวันที่เท่าไหร่ของแต่ละเดือน

Q: ใบกำกับภาษีที่ชื่อผิดใช้ได้ไหม?
A: หากชื่อหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีไม่ถูกต้อง ควรติดต่อผู้ออกเอกสารเพื่อแก้ไขก่อนนำส่งสำนักงานบัญชี เพราะอาจไม่สามารถใช้สิทธิทางภาษีได้ค่ะ

ถ้าอยากมีระบบจัดการเอกสารที่เป็นระเบียบและไม่ตกหล่น ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ยินดีช่วยวางระบบให้เหมาะกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะค่ะ