ผู้ทำบัญชีกับ CPA ต่างกันอย่างไร แล้วธุรกิจต้องใช้บริการตอนไหน

ผู้ทำบัญชีคือผู้ที่บันทึกและจัดทำบัญชีรายวันของบริษัท ส่วน CPA หรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาตคือผู้ที่ตรวจสอบและรับรองความถูกต้องของงบการเงินก่อนยื่นต่อหน่วยงานรัฐ ธุรกิจทุกประเภทที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลต้องใช้ทั้งสองฝ่ายนี้ตามที่กฎหมายกำหนด

เจ้าของธุรกิจหลายคนยังสับสนอยู่

เวลาพูดถึงเรื่องบัญชี คนส่วนใหญ่มักนึกถึงภาพนักบัญชีที่นั่งกดเครื่องคิดเลขอยู่หน้าโต๊ะ แต่ในความเป็นจริงแล้ว ระบบบัญชีของบริษัทต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญสองประเภทที่มีบทบาทแตกต่างกันอย่างชัดเจน

ความสับสนนี้ไม่ใช่เรื่องแปลก เพราะทั้งสองฝ่ายต่างก็ทำงานเกี่ยวกับตัวเลขและเอกสารทางการเงินเหมือนกัน แต่ถ้าเจ้าของธุรกิจไม่เข้าใจความแตกต่าง อาจทำให้วางแผนผิดพลาด หรือพลาดหน้าที่ทางกฎหมายโดยไม่รู้ตัว

ผู้ทำบัญชีคือใคร ทำหน้าที่อะไร

ผู้ทำบัญชีคือผู้ที่รับผิดชอบในการบันทึกรายการทางการเงินของบริษัทอย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งปี งานหลักครอบคลุมหลายด้านดังนี้

• บันทึกรายรับรายจ่ายของบริษัทในแต่ละเดือน

• จัดทำสมุดบัญชีและเอกสารประกอบการบัญชีให้ครบถ้วน

• คำนวณและยื่นแบบภาษีรายเดือน เช่น ภ.พ.30 และ ภ.ง.ด.1

• จัดเตรียมงบการเงินเพื่อส่งให้ CPA ตรวจสอบปลายปี

• ประสานงานกับเจ้าของธุรกิจเรื่องเอกสารและข้อมูลทางการเงิน

กฎหมายกำหนดว่าผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติตามที่พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนด และต้องขึ้นทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ไม่ใช่ใครก็ได้ที่รู้สึกว่าตัวเองทำบัญชีได้

ลองนึกภาพผู้ทำบัญชีเป็นเหมือนคนที่คอยบันทึกทุกการเคลื่อนไหวทางการเงินของบริษัทไว้อย่างเป็นระเบียบตลอดทั้งปี งานของเขาคือทำให้ตัวเลขทุกอย่างถูกต้อง ครบถ้วน และพร้อมสำหรับการตรวจสอบเสมอ

CPA คือใคร และทำหน้าที่ต่างกันอย่างไร

CPA ย่อมาจาก Certified Public Accountant หรือผู้สอบบัญชีรับอนุญาต เป็นวิชาชีพที่ต้องผ่านการสอบและขึ้นทะเบียนกับสภาวิชาชีพบัญชีในพระบรมราชูปถัมภ์

หน้าที่หลักของ CPA ไม่ใช่การทำบัญชีประจำวัน แต่คือการตรวจสอบและรับรองว่างบการเงินที่จัดทำขึ้นนั้นถูกต้องและน่าเชื่อถือ โดยมีขอบเขตงานดังนี้

• ตรวจสอบงบการเงินประจำปีของบริษัทอย่างเป็นอิสระ

• ให้ความเห็นและรับรองความถูกต้องของงบการเงิน

• ลงลายมือชื่อในรายงานผู้สอบบัญชีก่อนยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า

• ตรวจสอบว่าบริษัทปฏิบัติตามมาตรฐานการบัญชีที่กฎหมายกำหนดหรือไม่

สิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจคือ CPA ต้องทำงานอย่างเป็นอิสระจากบริษัท ไม่สามารถเป็นพนักงานหรือมีส่วนได้เสียกับกิจการที่ตรวจสอบได้ เพราะความเป็นอิสระนี้คือหัวใจของการรับรองที่น่าเชื่อถือ

ธุรกิจต้องใช้ทั้งสองฝ่ายในเวลาที่ต่างกัน

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจหลายคนยังไม่รู้คือกฎหมายไทยกำหนดให้บริษัทต้องใช้ทั้งผู้ทำบัญชีและ CPA ไม่ใช่เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง

ตลอดทั้งปี ผู้ทำบัญชีจะดูแลการบันทึกบัญชีรายเดือน ยื่นภาษีตามกำหนด และจัดเตรียมเอกสารทางการเงินทุกอย่างให้เป็นระเบียบ

ช่วงปลายปีและปิดงบ CPA จะเข้ามาตรวจสอบงบการเงินที่ผู้ทำบัญชีจัดทำไว้ และออกรายงานผู้สอบบัญชีรับรองความถูกต้องก่อนที่บริษัทจะนำไปยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายในห้าเดือนหลังสิ้นรอบบัญชี

ถ้าขาดฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง กระบวนการทั้งหมดก็จะไม่สมบูรณ์ตามที่กฎหมายกำหนด

ระบบบัญชีดิจิทัลช่วยให้ทั้งสองฝ่ายทำงานได้ดีขึ้น

สิ่งที่เปลี่ยนไปมากในยุคนี้คือวิธีที่ผู้ทำบัญชีและ CPA ทำงานร่วมกัน สำนักงานบัญชีที่ใช้ระบบดิจิทัลจะช่วยให้เอกสารทุกอย่างอยู่ในที่เดียว ติดตามได้ง่าย และลดโอกาสผิดพลาดจากการส่งเอกสารกระดาษที่อาจสูญหาย

เจ้าของธุรกิจที่ใช้สำนักงานบัญชีดิจิทัลมักพบว่าตนเองเข้าใจสถานะทางการเงินของบริษัทได้ดีขึ้น เพราะข้อมูลอัปเดตอยู่เสมอ ไม่ต้องรอให้ถึงสิ้นปีค่อยรู้ว่าบริษัทเป็นอย่างไร

Forward ออกแบบระบบการทำงานให้ผู้ทำบัญชีและ CPA ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น โดยเจ้าของธุรกิจสามารถติดตามความคืบหน้าได้ตลอดเวลา ไม่ใช่แค่รับงบการเงินปลายปีโดยไม่รู้ว่าผ่านกระบวนการอะไรมาบ้าง

ผู้ทำบัญชีและ CPA ไม่ได้แข่งขันกัน แต่ทำงานเสริมกันในคนละช่วงเวลาและคนละบทบาท ธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคลต้องใช้ทั้งสองฝ่ายตามที่กฎหมายกำหนด สิ่งที่ทำให้แตกต่างกันคือคุณภาพของทีมที่เลือกใช้ และความโปร่งใสของระบบที่อยู่เบื้องหลัง

Q: ผู้ทำบัญชีกับนักบัญชีต่างกันไหม?
A: ในทางปฏิบัติมักใช้แทนกันได้ แต่ในทางกฎหมาย ผู้ทำบัญชีหมายถึงผู้ที่ขึ้นทะเบียนและมีคุณสมบัติตามที่พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดโดยเฉพาะค่ะ

Q: CPA คนเดียวทำทั้งบัญชีและตรวจสอบได้ไหม?
A: ไม่ได้ค่ะ เพราะกฎหมายกำหนดให้ CPA ที่ตรวจสอบงบการเงินต้องเป็นอิสระจากกิจการนั้น หากเป็นคนทำบัญชีเองก็ไม่สามารถเซ็นรับรองงบการเงินของกิจการเดียวกันได้

Q: บริษัทเล็กๆ ต้องใช้ CPA ด้วยไหม?
A: ต้องค่ะ ไม่ว่าบริษัทจะเล็กหรือใหญ่แค่ไหน ตราบใดที่จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล กฎหมายกำหนดให้ต้องมีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบงบการเงินทุกปี

Q: ถ้าสำนักงานบัญชีมี CPA ในทีม หมายความว่าดีกว่าไหม?
A: เป็นข้อดีค่ะ เพราะทำให้กระบวนการทำงานครบวงจรในที่เดียว แต่สิ่งที่ต้องตรวจสอบเพิ่มเติมคือ CPA คนนั้นต้องไม่ใช่ผู้ทำบัญชีของกิจการเดียวกัน เพื่อรักษาความเป็นอิสระในการตรวจสอบ

ถ้าอยากรู้ว่าธุรกิจควรวางระบบบัญชียังไงให้ครบถ้วนตามกฎหมาย ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ทีมงานพร้อมช่วยดูแลตั้งแต่ต้นจนจบค่ะ