จดทะเบียนบริษัทแล้ว ต้องทำบัญชียังไง ให้ถูกกฎหมาย

หลังจดทะเบียนบริษัท เจ้าของธุรกิจต้องเริ่มทำบัญชีทันที โดยมีหน้าที่หลักสามอย่าง ได้แก่ จัดทำสมุดบัญชีให้ถูกต้องตามกฎหมาย ยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 5 เดือนหลังสิ้นปีบัญชี และยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคลกับกรมสรรพากรตามกำหนด

เปิดบริษัทแล้ว เรื่องบัญชีเริ่มจากตรงไหน

หลายคนที่เพิ่งจดทะเบียนบริษัทมักมองว่าเรื่องบัญชีเป็นงานปลายปี รอให้ใกล้ยื่นภาษีค่อยคิด แต่ความจริงคือระบบบัญชีต้องเริ่มตั้งแต่วันแรกที่บริษัทเปิดดำเนินการ ไม่ว่าจะมีรายได้แล้วหรือยังก็ตาม

ลองนึกภาพดูนะคะ วันแรกที่เปิดบริษัท มีการซื้อโต๊ะทำงาน จ่ายค่าเช่าออฟฟิศ หรือแม้แต่ค่าน้ำค่าไฟ ทุกรายการเหล่านั้นคือรายจ่ายของบริษัทที่ต้องบันทึกบัญชีทั้งหมด หากปล่อยให้สะสมโดยไม่จัดการ พอถึงปลายปีก็จะกลายเป็นปัญหาที่แก้ยากและเสียค่าใช้จ่ายสูงกว่าที่ควรจะเป็น

กฎหมายบัญชีของไทยกำหนดให้นิติบุคคลทุกประเภทต้องจัดทำบัญชีอย่างถูกต้องและต่อเนื่อง ฟังดูเป็นเรื่องใหญ่ แต่ถ้าเข้าใจขั้นตอนตั้งแต่ต้นและมีทีมที่ดูแลให้ มันไม่ได้ซับซ้อนอย่างที่คิดค่ะ

สิ่งที่ต้องจัดการทันทีหลังจดทะเบียนบริษัท

ก่อนจะพูดถึงเรื่องบัญชีที่ซับซ้อน มีสิ่งพื้นฐานสี่อย่างที่ควรจัดการให้เรียบร้อยก่อนเลยค่ะ

แยกบัญชีธนาคารให้ชัดเจน

เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัทและใช้แยกจากบัญชีส่วนตัวอย่างเด็ดขาด ฟังดูเป็นเรื่องพื้นฐาน แต่เจ้าของธุรกิจใหม่หลายรายมักข้ามขั้นตอนนี้ไป แล้วพบว่าการปนกันของเงินส่วนตัวและเงินบริษัทคือต้นเหตุของปัญหาบัญชีที่แก้ยากที่สุดในภายหลัง

กำหนดรอบปีบัญชี

รอบปีบัญชีมาตรฐานของบริษัทไทยส่วนใหญ่คือ 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคม แต่สามารถกำหนดรอบอื่นได้ตามความเหมาะสมของธุรกิจ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น เพราะมันจะกำหนดกำหนดการยื่นภาษีและงบการเงินตลอดไป

วางระบบเก็บเอกสาร

ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี สัญญาจ้างงาน สัญญาเช่า และเอกสารธุรกิจทุกประเภทต้องเก็บให้เป็นระเบียบตั้งแต่วันแรก เอกสารเหล่านี้คือหลักฐานสำคัญในการทำบัญชีและยื่นภาษี หากสูญหายหรือไม่ครบถ้วนจะมีปัญหาตามมาอย่างแน่นอน

ตรวจสอบเกณฑ์ VAT

ธุรกิจที่มีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปีมีหน้าที่ต้องจดทะเบียน VAT หากคาดว่าธุรกิจจะเติบโตเร็ว ก็สามารถจด VAT ล่วงหน้าได้เลยค่ะ สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าตัวเองอยู่ในเกณฑ์ไหนตั้งแต่เนิ่นๆ

หน้าที่ทางบัญชีที่กฎหมายกำหนด

เมื่อจดทะเบียนบริษัทแล้ว กฎหมายกำหนดหน้าที่ทางบัญชีไว้สามส่วนหลักที่ต้องดำเนินการให้ครบทุกปีค่ะ

1. จัดทำสมุดบัญชีและเอกสารประกอบ

บริษัทต้องบันทึกบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วนโดยใช้ผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด ผู้ทำบัญชีต้องผ่านการขึ้นทะเบียนกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ไม่ใช่บุคคลทั่วไปที่รู้สึกว่าตนเองทำบัญชีได้

2. จัดทำและยื่นงบการเงิน

งบการเงินประจำปีต้องผ่านการตรวจสอบและรับรองจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต หรือ CPA แล้วจึงยื่นต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 5 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี สำหรับบริษัทที่ใช้รอบปีปกติ กำหนดยื่นคือภายในเดือนพฤษภาคมของทุกปี

3. ยื่นแบบภาษีตามกำหนด

ภาษีเงินได้นิติบุคคลต้องยื่นปีละสองครั้ง ครึ่งปีแรกยื่นภายในสองเดือนหลังสิ้นครึ่งปี และสิ้นปียื่นภายในสี่เดือนหลังสิ้นรอบบัญชี สำหรับบริษัทที่จด VAT ยังต้องยื่นแบบ ภ.พ.30 ทุกเดือนอีกด้วย หากบริหารจัดการไม่ดีพอ กำหนดการเหล่านี้จะกลายเป็นภาระที่วนเวียนมาให้ปวดหัวทุกเดือน

บัญชีที่ดีช่วยธุรกิจได้มากกว่าที่คิด

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจหลายรายมักมองข้ามคือระบบบัญชีที่ดีไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะเรื่องกฎหมายเท่านั้น แต่ยังเป็นเครื่องมือในการบริหารธุรกิจที่มีคุณค่ามากค่ะ

เมื่อมีข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและอัปเดตอยู่เสมอ เจ้าของธุรกิจจะรู้ว่าเดือนนี้บริษัทมีกำไรหรือขาดทุน ต้นทุนส่วนไหนที่สูงเกินจริง และมีเงินสดเพียงพอสำหรับสามเดือนข้างหน้าหรือไม่ ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้ตัดสินใจทางธุรกิจได้แม่นยำและมั่นใจมากขึ้น

นอกจากนี้ธุรกิจที่มีงบการเงินชัดเจนและโปร่งใสยังมีความน่าเชื่อถือสูงกว่าในสายตาของธนาคารเวลาขอสินเชื่อ ในสายตาของนักลงทุนเวลาระดมทุน และในสายตาของคู่ค้าที่ต้องการความมั่นใจว่าบริษัทที่จะร่วมทำธุรกิจด้วยนั้นมีความมั่นคงทางการเงิน

จ้างนักบัญชีเองหรือใช้สำนักงานบัญชีดีกว่ากัน

คำถามนี้พบบ่อยมากในกลุ่มเจ้าของธุรกิจที่เพิ่งจดทะเบียนค่ะ โดยทั่วไปสำหรับบริษัทที่เพิ่งเริ่มต้น การใช้บริการสำนักงานบัญชีมักคุ้มค่ากว่าการจ้างนักบัญชีประจำในช่วงแรก เพราะต้นทุนต่ำกว่า ได้ทีมผู้เชี่ยวชาญหลายด้าน และครอบคลุมทั้งเรื่องบัญชี ภาษี และกฎหมายในคราวเดียวกัน

สิ่งที่ควรให้ความสำคัญในการเลือกสำนักงานบัญชีคือความโปร่งใสในการทำงาน มีระบบที่ชัดเจน และสื่อสารกับเจ้าของธุรกิจได้ง่าย ไม่ใช่แค่รับเอกสารแล้วหายไปจนถึงสิ้นปี

การจดทะเบียนบริษัทเป็นเพียงจุดเริ่มต้นค่ะ สิ่งที่ตามมาคือหน้าที่ทางบัญชีและภาษีที่ต้องจัดการให้ถูกต้องตั้งแต่วันแรก ไม่ว่าจะเป็นการแยกบัญชีธนาคาร วางระบบเอกสาร หรือเลือกผู้ดูแลบัญชีที่ไว้วางใจได้ การวางรากฐานที่ดีตั้งแต่ต้นจะช่วยประหยัดเวลา ลดความเสี่ยง และทำให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างมั่นคงในระยะยาว

คำถามที่พบบ่อย

Q: จดทะเบียนบริษัทแล้วต้องทำบัญชีเลยไหม?
A: ต้องเลยค่ะ กฎหมายกำหนดให้นิติบุคคลต้องจัดทำบัญชีตั้งแต่วันที่จดทะเบียน ไม่ว่าจะมีรายได้หรือยังก็ตาม

Q: ถ้าไม่ยื่นงบการเงินจะโดนอะไรบ้าง?
A: มีบทลงโทษทางกฎหมายทั้งค่าปรับและอาจถูกระงับการดำเนินธุรกิจในบางกรณี ยิ่งปล่อยนานยิ่งแก้ยากและเสียค่าใช้จ่ายสูงขึ้นค่ะ

Q: ต้องจด VAT ตั้งแต่เปิดบริษัทเลยไหม?
A: ไม่จำเป็นค่ะ ต้องจด VAT เมื่อรายได้ถึง 1.8 ล้านบาทต่อปี หรือจะสมัครก่อนก็ได้หากคาดว่าจะถึงเกณฑ์เร็ว

Q: ผู้ทำบัญชีกับผู้สอบบัญชีต่างกันอย่างไร?
A: ผู้ทำบัญชีคือผู้ที่บันทึกและจัดทำบัญชีประจำวัน ส่วนผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือ CPA คือผู้ตรวจสอบและรับรองความถูกต้องของงบการเงินก่อนยื่นต่อหน่วยงานรัฐ บริษัทต้องใช้ทั้งสองส่วนนี้ค่ะ

ถ้าอยากวางระบบบัญชีให้ถูกต้องตั้งแต่วันแรกที่เปิดบริษัท ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ทีมงานพร้อมช่วยให้ธุรกิจของคุณเดินหน้าได้อย่างมั่นใจ