เปิดบริษัทปีแรก ผิดพลาดอะไรได้บ้าง และป้องกันยังไง

ความผิดพลาดที่เจ้าของธุรกิจมักเจอในปีแรกมี 5 เรื่องหลัก ได้แก่ ไม่แยกบัญชีธนาคารบริษัทออกจากส่วนตัว เก็บเอกสารไม่ครบและไม่เป็นระบบ ไม่รู้กำหนดยื่นภาษีที่ต้องดูแล ประมาณการภาษีผิดพลาดจนช็อกปลายปี และจ้างสำนักงานบัญชีแต่ไม่ได้สื่อสารกัน ความผิดพลาดเหล่านี้ส่วนใหญ่ป้องกันได้ถ้าวางระบบให้พร้อมตั้งแต่วันแรกค่ะ

ปีแรกสำคัญกว่าที่คิด

เจ้าของธุรกิจหลายคนใช้พลังงานทั้งหมดในปีแรกไปกับการหาลูกค้าและสร้างสินค้าค่ะ ซึ่งเป็นเรื่องที่ถูกต้อง แต่สิ่งที่มักถูกมองข้ามคือระบบบัญชีและภาษีที่ต้องวางให้ถูกต้องตั้งแต่แรก

ปัญหาที่น่ากลัวคือความผิดพลาดในปีแรกมักไม่แสดงผลทันทีค่ะ แต่จะสะสมไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะถึงเวลาปิดงบหรือถูกตรวจสอบ ตอนนั้นค่าใช้จ่ายในการแก้ไขมักสูงกว่าค่าใช้จ่ายในการป้องกันตั้งแต่แรกหลายเท่าค่ะ

1. ปะปนเงินบริษัทกับเงินส่วนตัว

นี่คือความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในปีแรกค่ะ เจ้าของธุรกิจหลายคนใช้บัญชีส่วนตัวรับเงินจากลูกค้า จ่ายค่าใช้จ่ายธุรกิจจากกระเป๋าตัวเอง หรือนำเงินของบริษัทไปใช้ส่วนตัวโดยไม่มีการบันทึกที่ถูกต้อง

ผลที่ตามมาคือสำนักงานบัญชีต้องใช้เวลานานมากในการแยกรายการ งบการเงินไม่สะท้อนความเป็นจริง และอาจทำให้การบันทึกบัญชีคลาดเคลื่อน และในบางกรณีอาจทำให้การตรวจสอบที่มาของรายการรับ–จ่ายทำได้ยากขึ้นค่ะ

วิธีป้องกัน เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัทตั้งแต่วันแรก และใช้บัญชีนั้นสำหรับธุรกิจเท่านั้น หากจ่ายค่าใช้จ่ายจากกระเป๋าส่วนตัวให้เบิกคืนอย่างถูกต้องพร้อมเอกสารประกอบค่ะ

2. เก็บเอกสารไม่ครบและไม่เป็นระบบ

ใบกำกับภาษีซื้อที่หายไป ใบเสร็จค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใครรู้ว่าอยู่ที่ไหน หรือสัญญาที่ไม่เคยส่งให้สำนักงานบัญชี สิ่งเหล่านี้ดูเหมือนเรื่องเล็กแต่ส่งผลใหญ่ค่ะ

เอกสารที่ไม่ครบถ้วนหรือไม่มีหลักฐานรองรับ อาจทำให้ค่าใช้จ่ายบางรายการไม่สามารถนำมาหักเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ค่ะ ทำให้กำไรสุทธิทางภาษีสูงกว่าความเป็นจริงและต้องเสียภาษีมากขึ้นโดยไม่จำเป็น นอกจากนี้ยังทำให้บัญชีไม่ครบถ้วนและอาจมีปัญหาตอนตรวจสอบค่ะ

วิธีป้องกัน วางระบบเก็บเอกสารตั้งแต่แรก ไม่ว่าจะเป็นการถ่ายรูปใบเสร็จทันทีที่รับมา จัดแฟ้มแยกตามประเภท หรือใช้ระบบอัปโหลดเอกสารออนไลน์ที่สำนักงานบัญชีกำหนดค่ะ

3. ไม่รู้กำหนดยื่นภาษีที่ต้องดูแล

บริษัทที่เพิ่งจดทะเบียนอาจมีหน้าที่ยื่นภาษีหลายประเภท ขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจและรายการที่เกิดขึ้น เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่ายรายเดือน VAT รายเดือน ภ.ง.ด.51 กลางปี และ ภ.ง.ด.50 ปลายปีค่ะ เจ้าของธุรกิจที่ไม่รู้กำหนดเหล่านี้มักพลาดโดยไม่ตั้งใจ

ค่าปรับและเงินเพิ่มจากการยื่นภาษีล่าช้าสะสมได้เร็วกว่าที่คิดค่ะ บางกรณียื่นช้าเพียงไม่กี่วันก็มีค่าปรับแล้ว และถ้าปล่อยไว้นานเงินเพิ่ม 1.5% ของภาษีที่ค้างชำระต่อเดือนหรือเศษของเดือน ตามหลักเกณฑ์ของประมวลรัษฎากร ก็จะสะสมขึ้นเรื่อย ๆ ค่ะ

วิธีป้องกัน ขอให้สำนักงานบัญชีจัดทำปฏิทินภาษีให้ครบทุกกำหนดการตั้งแต่ต้นปี และตั้งระบบแจ้งเตือนล่วงหน้าเพื่อให้มีเวลาเตรียมเอกสารให้ทันค่ะ

4. ไม่ได้วางแผนภาษีล่วงหน้า

เจ้าของธุรกิจปีแรกหลายคนช็อกมากตอนรู้ยอดภาษีปลายปีค่ะ เพราะตลอดทั้งปีไม่เคยติดตามว่ากำไรสะสมอยู่ที่เท่าไหร่ และไม่ได้วางแผนว่าจะต้องเตรียมเงินไว้จ่ายภาษีเท่าไหร่

ปัญหานี้ยิ่งหนักขึ้นถ้าประมาณการกำไรสุทธิในแบบ ภ.ง.ด.51 ต่ำกว่ากำไรสุทธิจริงเกินร้อยละ 25 โดยไม่มีเหตุอันสมควร อาจมีเงินเพิ่มตามที่กฎหมายกำหนดด้วยค่ะ

วิธีป้องกัน ขอให้สำนักงานบัญชีรายงานผลประกอบการและกำไรสุทธิสะสมระหว่างปีให้ทราบทุกไตรมาส จะได้ประมาณการภาษีได้แม่นยำขึ้นและไม่ต้องช็อกปลายปีค่ะ

5. จ้างสำนักงานบัญชีแล้วปล่อยให้ทำเองทั้งหมด

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือคิดว่าจ้างสำนักงานบัญชีแล้วก็ไม่ต้องทำอะไรเพิ่มค่ะ แต่ความจริงคือสำนักงานบัญชีต้องการข้อมูลและเอกสารจากเจ้าของธุรกิจทุกเดือนเพื่อทำงานได้ถูกต้อง

ถ้าส่งเอกสารช้า ส่งไม่ครบ หรือไม่แจ้งรายการพิเศษที่เกิดขึ้น เช่น ซื้อสินทรัพย์ใหม่ กู้เงินก้อนใหญ่ หรือมีพนักงานเข้าออก สำนักงานบัญชีก็ไม่มีทางทำงานได้ครบถ้วนค่ะ และปัญหาจะไม่แสดงให้เห็นจนกว่าจะถึงเวลาปิดงบ

วิธีป้องกัน ตกลงให้ชัดเจนตั้งแต่ต้นว่าต้องส่งเอกสารอะไรให้สำนักงานบัญชีบ้าง ส่งภายในวันที่เท่าไหร่ของแต่ละเดือน และช่องทางการสื่อสารเมื่อมีรายการที่ไม่ปกติเกิดขึ้นค่ะ

สิ่งที่ควรทำตั้งแต่วันแรกที่จดทะเบียนบริษัท

นอกจากการหลีกเลี่ยงความผิดพลาดข้างต้นแล้ว ยังมีสิ่งที่ควรทำตั้งแต่วันแรกเพื่อให้ปีแรกราบรื่นที่สุดค่ะ

• เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัททันที

• เลือกสำนักงานบัญชีและตกลงขอบเขตบริการให้ชัดเจน

• ทำความเข้าใจกำหนดการภาษีที่ต้องดูแลทั้งหมด

• วางระบบเก็บเอกสารที่ใช้งานได้จริงในชีวิตประจำวัน

• จัดเก็บเอกสารบริษัทและเอกสารภาษีไว้ในที่เดียวกัน

• ติดตามผลประกอบการระหว่างปีอย่างสม่ำเสมอ

Forward ออกแบบบริการให้ครอบคลุมทุกสิ่งที่บริษัทใหม่ต้องการตั้งแต่วันแรก ทั้งระบบเอกสาร กำหนดการภาษี และรายงานที่อ่านเข้าใจได้ง่าย เพื่อให้เจ้าของธุรกิจโฟกัสกับการสร้างธุรกิจได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องกังวลกับเรื่องบัญชีค่ะ

ปีแรกของการเปิดบริษัทเต็มไปด้วยสิ่งที่ต้องเรียนรู้ค่ะ แต่ความผิดพลาดด้านบัญชีและภาษีส่วนใหญ่ป้องกันได้ถ้าวางระบบให้ถูกต้องตั้งแต่แรก ไม่ต้องรอให้เกิดปัญหาค่อยแก้ เพราะการแก้ปัญหาที่สะสมมาทั้งปีมักแพงกว่าและเสียเวลากว่าการวางระบบที่ดีตั้งแต่วันแรกเสมอค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

Q: ปีแรกต้องยื่นภาษีกี่ครั้ง?
A: ขึ้นอยู่กับประเภทภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจค่ะ โดยทั่วไปมีทั้งภาษีรายเดือนที่ต้องยื่นทุกเดือน เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่ายและ VAT หากจด และภาษีเงินได้นิติบุคคลที่ยื่นปีละสองครั้ง ได้แก่ การยื่นแบบ ภ.ง.ด.51 (ครึ่งรอบบัญชี) และ ภ.ง.ด.50 (สิ้นรอบบัญชี) ค่ะ

Q: ถ้าปีแรกยังไม่มีรายได้เลย ต้องทำอะไรบ้าง?
A: อาจยังต้องยื่นแบบภาษีบางประเภทค่ะ เช่น ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หากมีการจ่ายเงินเดือนหรือค่าจ้างที่มีหน้าที่หักภาษี แต่หากไม่มีการจ่ายเงินที่มีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย ก็ไม่จำเป็นต้องยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 หรือ ภ.ง.ด.3/53 สำหรับเดือนนั้น อย่างไรก็ตามต้องยื่น ภ.ง.ด.50 ปลายปีแม้จะไม่มีรายได้หรือขาดทุนก็ตาม ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีให้ครบถ้วนค่ะ

Q: ควรเลือกสำนักงานบัญชีก่อนหรือหลังจดทะเบียนบริษัท?
A: ควรเลือกก่อนหรือพร้อมกันค่ะ เพราะสำนักงานบัญชีที่ดีจะช่วยแนะนำเรื่องรอบบัญชีที่เหมาะสม การเปิดบัญชีธนาคาร และสิ่งที่ต้องเตรียมตั้งแต่วันแรก ซึ่งจะทำให้เริ่มต้นได้ถูกต้องกว่าการหาสำนักงานบัญชีทีหลังค่ะ

Q: ถ้าพลาดไปแล้วในปีแรก ยังแก้ได้ไหม?
A: แก้ได้ค่ะ แต่อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการแก้ไขย้อนหลัง และบางกรณีอาจมีค่าปรับตามมา สิ่งสำคัญคือรีบแจ้งสำนักงานบัญชีให้ทราบโดยเร็วที่สุด เพราะยิ่งปล่อยไว้นานยิ่งแก้ได้ยากและค่าใช้จ่ายยิ่งสูงขึ้นค่ะ

ถ้าอยากเริ่มต้นธุรกิจได้อย่างถูกต้องตั้งแต่วันแรก ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ยินดีช่วยวางระบบให้เหมาะกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะค่ะ