บริษัทเปิดใหม่ จ้างพนักงานคนแรก ต้องทำอะไรบ้างทางบัญชีและภาษี

เมื่อบริษัทจ้างพนักงานคนแรก มีภาระหน้าที่ด้านบัญชีและภาษีที่เกิดขึ้นทันที ได้แก่ การขึ้นทะเบียนนายจ้างกับสำนักงานประกันสังคม การคำนวณและหักภาษี ณ ที่จ่ายจากเงินเดือน การนำส่งเงินสมทบประกันสังคม และการจัดทำเอกสารเงินเดือนที่ถูกต้องทุกเดือน สิ่งเหล่านี้มีกำหนดการที่ตายตัวและมีค่าปรับหากดำเนินการล่าช้าค่ะ

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจหลายคนไม่รู้ตอนจ้างพนักงานครั้งแรก

การจ้างพนักงานคนแรกเป็นก้าวสำคัญของทุกธุรกิจค่ะ แต่สิ่งที่เจ้าของธุรกิจหลายคนไม่รู้คือทันทีที่มีพนักงานคนแรก ภาระหน้าที่ทางกฎหมายและบัญชีจะเพิ่มขึ้นทันที ไม่ใช่แค่เรื่องของการโอนเงินเดือนทุกเดือนเท่านั้นค่ะ

บางคนคิดว่าจ้างพนักงานแล้วก็แค่จ่ายเงินเดือนให้ตรงเวลาก็พอ แต่ในความเป็นจริงมีกระบวนการทางกฎหมายหลายอย่างที่ต้องดำเนินการให้ครบถ้วน ทั้งก่อนพนักงานเริ่มงาน ระหว่างที่ทำงาน และทุกสิ้นปีค่ะ

ขั้นตอนแรก ขึ้นทะเบียนนายจ้างกับประกันสังคม

สิ่งแรกที่ต้องทำเมื่อเริ่มมีลูกจ้างซึ่งอยู่ในบังคับของกฎหมายประกันสังคม คือขึ้นทะเบียนนายจ้างกับสำนักงานประกันสังคมค่ะ กฎหมายกำหนดให้นายจ้างต้องขึ้นทะเบียนภายใน 30 วันนับจากวันที่รับพนักงานเข้าทำงาน

การขึ้นทะเบียนนายจ้างทำให้บริษัทมีหน้าที่นำส่งเงินสมทบประกันสังคมทุกเดือนค่ะ โดยแบ่งเป็นสองส่วน ได้แก่ ส่วนที่บริษัทสมทบและส่วนที่หักจากเงินเดือนพนักงาน ทั้งสองส่วนต้องนำส่งสำนักงานประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไปค่ะ

หากไม่ขึ้นทะเบียนหรือนำส่งล่าช้า มีโทษปรับและเงินเพิ่มตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งสะสมได้เร็วกว่าที่คิดค่ะ

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเงินเดือน

ทุกครั้งที่จ่ายเงินเดือนพนักงาน บริษัทมีหน้าที่คำนวณและหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่ายออกจากเงินเดือนก่อนโอนให้พนักงานค่ะ จากนั้นนำส่งภาษีที่หักไว้ให้กรมสรรพากรแทนพนักงาน

การคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายจากเงินเดือนทำโดยประมาณการเงินได้ทั้งปีของลูกจ้าง พร้อมคำนึงถึงค่าลดหย่อนและหลักเกณฑ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนด ก่อนเฉลี่ยเป็นภาษีที่หักในแต่ละเดือนค่ะ

กำหนดนำส่งคือภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป หรือวันที่ 15 หากยื่นผ่านระบบออนไลน์ โดยยื่นในแบบ ภ.ง.ด.1 ค่ะ

เอกสารที่ต้องจัดทำทุกเดือน

เมื่อมีพนักงานแล้ว เอกสารที่ต้องจัดทำและส่งให้สำนักงานบัญชีทุกเดือนจะเพิ่มขึ้นจากเดิมค่ะ ได้แก่

• รายชื่อพนักงานและยอดเงินเดือน พร้อมข้อมูลการเปลี่ยนแปลงหากมีพนักงานเข้าออกในเดือนนั้น

• หลักฐานการโอนเงินเดือน เช่น สลิปโอนเงินหรือรายการจ่ายจากระบบธนาคาร

• ยอดเงินสมทบประกันสังคม ทั้งส่วนนายจ้างและลูกจ้างที่ต้องนำส่ง

• ค่าล่วงเวลาหรือโบนัส หากมีการจ่ายเพิ่มเติมในเดือนนั้น

• ข้อมูลการลางาน การหักเงิน หรือสวัสดิการอื่นๆ (ถ้ามี) เพราะส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือนและภาษีที่ถูกต้องค่ะ

การส่งข้อมูลพนักงานช้าหรือไม่ครบมักทำให้การยื่นแบบ ภ.ง.ด.1 และการนำส่งเงินประกันสังคมเกินกำหนด ซึ่งมีค่าปรับตามมาค่ะ

สิ้นปีต้องทำอะไรเพิ่ม

นอกจากภาระรายเดือนแล้ว เมื่อสิ้นปียังมีสิ่งที่ต้องดำเนินการเพิ่มเติมค่ะ

ยื่นแบบ ภ.ง.ด.1ก เป็นรายงานสรุปเงินได้และภาษีหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานทุกคนตลอดทั้งปี ต้องยื่นภายในเดือนกุมภาพันธ์ของปีถัดไปค่ะ

ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้กับพนักงานทุกคนเพื่อให้พนักงานนำไปใช้ยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปีของตัวเองค่ะ

ตรวจสอบความถูกต้องของยอดภาษีที่หักตลอดปี หากพนักงานมีรายได้หรือค่าลดหย่อนเปลี่ยนแปลงระหว่างปี อาจต้องปรับการคำนวณให้ถูกต้องก่อนสิ้นปีค่ะ

ค่าใช้จ่ายพนักงานที่หักภาษีได้

เงินเดือนและผลประโยชน์อื่นๆ ที่จ่ายให้พนักงานถือเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทที่นำมาหักภาษีได้ค่ะ แต่ต้องมีเอกสารรองรับที่ถูกต้องและครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นสัญญาจ้างงาน หลักฐานการจ่ายเงิน และรายละเอียดค่าตอบแทนที่ชัดเจน

นอกจากเงินเดือนแล้ว ค่าใช้จ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ ซึ่งเป็นไปตามหลักเกณฑ์ของประมวลรัษฎากร ก็อาจถือเป็นรายจ่ายเพื่อคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ เช่น เงินสมทบประกันสังคมในส่วนของนายจ้าง ค่าเบี้ยประกันสุขภาพกลุ่ม และค่าฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องกับงาน ทั้งนี้แต่ละรายการมีเงื่อนไขที่แตกต่างกัน ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีเพื่อให้แน่ใจว่าหักได้ถูกต้องค่ะ

วางระบบตั้งแต่แรกดีกว่าแก้ทีหลัง

สิ่งที่เจ้าของธุรกิจหลายคนประสบคือการจ้างพนักงานไปแล้วโดยยังไม่ได้วางระบบเอกสารให้พร้อมค่ะ พอถึงเวลายื่นภาษีหรือนำส่งประกันสังคมก็พบว่าข้อมูลไม่ครบ ต้องแก้ไขย้อนหลังซึ่งเสียทั้งเวลาและค่าปรับที่ไม่จำเป็น

Forward ออกแบบระบบให้รองรับการจัดการข้อมูลพนักงานตั้งแต่วันแรก ทั้งการคำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย การติดตามกำหนดนำส่งประกันสังคม และการจัดเตรียมเอกสารปลายปี ทำให้เจ้าของธุรกิจไม่ต้องกังวลว่าจะพลาดอะไรค่ะ

การจ้างพนักงานคนแรกไม่ใช่แค่การโอนเงินเดือนทุกเดือนค่ะ แต่มาพร้อมกับภาระหน้าที่ทางบัญชีและภาษีที่ต้องดำเนินการให้ถูกต้องตั้งแต่วันแรก ทั้งการขึ้นทะเบียนประกันสังคม การหักภาษี ณ ที่จ่าย การจัดทำเอกสารรายเดือน และการสรุปข้อมูลปลายปี เจ้าของธุรกิจที่วางระบบให้พร้อมตั้งแต่แรกจะบริหารทีมได้ราบรื่นและไม่ต้องเสียเวลากับปัญหาที่แก้ได้ยากในภายหลังค่ะ

คำถามที่พบบ่อย

Q: ต้องทำสัญญาจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษรไหม?
A: ไม่ได้บังคับโดยกฎหมายแรงงานในทุกกรณีค่ะ แต่แนะนำอย่างยิ่งให้มีสัญญาจ้างงานเป็นลายลักษณ์อักษร เพราะช่วยกำหนดสิทธิและหน้าที่ของทั้งสองฝ่ายให้ชัดเจน และเป็นเอกสารสำคัญสำหรับการบันทึกบัญชีและภาษีด้วยค่ะ

Q: ถ้าจ้างพนักงานพาร์ทไทม์ ต้องทำเหมือนกันไหม?
A: หากเข้าลักษณะเป็นลูกจ้างตามกฎหมายแรงงานและเข้าเงื่อนไขของกฎหมายประกันสังคม นายจ้างก็อาจมีหน้าที่นำส่งเงินสมทบประกันสังคมและหักภาษี ณ ที่จ่ายเช่นกันค่ะ ควรปรึกษาสำนักงานบัญชีเพื่อตรวจสอบให้ถูกต้องตามสถานการณ์จริงค่ะ

Q: จ่ายเงินเดือนผ่านแอปโอนเงินได้ไหม?
A: ได้ค่ะ แต่ต้องมีหลักฐานการโอนที่ชัดเจนและสามารถตรวจสอบได้ เช่น สลิปโอนเงินหรือรายการเดินบัญชีที่แสดงชื่อผู้รับและจำนวนเงินที่ตรงกับเงินเดือนที่กำหนด เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชีค่ะ

Q: ถ้าพนักงานลาออก ต้องทำอะไรทางบัญชีบ้าง?
A: ต้องแจ้งออกจากระบบประกันสังคมภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดจากเดือนที่สิ้นสุดการเป็นผู้ประกันตนค่ะ และออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้กับพนักงานที่ออกไปด้วย รวมถึงคำนวณและจ่ายค่าชดเชยหรือเงินอื่นๆ ที่พนักงานมีสิทธิได้รับตามกฎหมายแรงงานค่ะ

Q: บริษัทมีพนักงานคนเดียว ต้องทำ Payroll ไหม?
A: แม้จะมีพนักงานเพียง 1 คน ก็ควรจัดทำข้อมูลเงินเดือนอย่างถูกต้องค่ะ เพื่อใช้ประกอบการหักภาษี การนำส่งประกันสังคม การบันทึกบัญชี และเป็นหลักฐานทางกฎหมายค่ะ

ถ้าอยากวางระบบบัญชีพนักงานให้ถูกต้องตั้งแต่วันแรก ปรึกษา Forward ได้เลยค่ะ ยินดีช่วยดูแลให้ครบทุกขั้นตอนค่ะ